Carve Out – IT-Vertragsbetrachtung
IT-Vertrags- und SW-Lizenzbestandstrennung im Zuge eines Carve Out
Abstrakt
Zur Vorbereitung der Abspaltung eines Unternehmensteils sind die IT-Verträge sowie die SW-Lizenz-bestände bedarfsgerecht zuzuteilen und entsprechende Vereinbarungen mit Lieferanten zu treffen.
Ausgangssituation und Problemstellung
Abspaltung einer bisher vollständig integrierten Konzerntochter als eigenständige Gesellschaft
Ausstattung der Gesellschaft mit IT-Verträgen und SW-Lizenzen gemäß aktuellem Bedarf notwendig
Berücksichtigung aller durch andere Gesellschaften gehaltenen IT-Verträge für Hardware, Software, Services und Telekommunikation, durch die abzuspaltende Gesellschaft mitgenutzt notwendig
Ziele, Projektumfang und Nutzen
Fortbestehender Zugang zu zentral gehaltenen IT Services
Ersetzung der internen Vereinbarungen mit der Zentrale durch eigenständige Vereinbarungen mit Lieferanten
Abgeschlossene Bedarfsermittlung, Definition und Management der Transitional Service Agreements
Ermittlung kaufmännischer Auswirkungen der Auftrennung
Vorgehensweise
Identifikation relevanter Verträge und zugehöriger Vertragsverantwortliche, Zugriffsanfrage auf Vertragsdokumente
Ermittlung der Vertragstransitionsoptionen mittels Vertragsanalyse, Auswahl Transitionsszenario je Vertrag
Verhandlung und Abstimmung vertraglicher (Zusatz-) Vereinbarungen mit Lieferanten
Überführung Verträge und Übergabe Lizenzbestände
Prüfung Lizenz-Compliance nach Auftrennung
Erreichte Ergebnisse und Ausblick
Vorgehensmodell unter Einbeziehung von Einkauf, Legal sowie Vertragsverantwortlichen der Zentrale und Gesellschaft abgestimmt
Fachfunktionen durch zentrale Vorprüfung entlastet
Status-Tracking aller Verträge mittels einheitlich definierter Meilensteine vereinfacht
Abstimmungsaufwände durch definierte Transitionsszenarien und Nutzung von Standardschreiben reduziert