Communities sind das Herzstück eines modernen Software Asset Managements

Wer im Software Asset Management nur auf Tools und Prozesse setzt, verliert das Wichtigste aus dem Blick: die Menschen.

Wenn SAM-Wissen in Silos verbleibt

Software Asset Management ist heute keine IT-Nische mehr, sondern eine unternehmensweite Governance-Disziplin mit einer Vielzahl spezialisierter Rollen: vom SAM Manager über den Lizenzmanager bis hin zu Schnittstellen mit Beschaffung, Controlling/Finanz und der IT. Nur im Zusammenspiel aller Beteiligten lässt sich ein lizenzkonformer und wirtschaftlich effizienter Softwareeinsatz realisieren.

Die Realität in vielen Organisationen sieht jedoch anders aus. Gerade in Konzernen sind diese Rollen über Geschäftsbereiche, Standorte und rechtliche Einheiten verteilt – und arbeiten häufig ohne systematischen Austausch. Das Ergebnis sind unterschiedliche Wissensstände, divergierende Prozesskenntnisse, Best Practices, die nirgends festgehalten werden und Fehler, die an mehreren Stellen bereits entstanden und gelöst wurden. Diese strukturelle Ineffizienz schlägt sich in höherem Aufwand und vermeidbaren Kosten nieder.

Wie in jeder guten Beziehung hilft es miteinander zu reden und sich gegenseitig zuzuhören. Es braucht eine SAM-Community, einen Raum, in dem Wissen und Erfahrungen SAM-Verantwortliche geteilt und Herausforderungen gelöst werden.

Drei Erfolgsfaktoren für eine lebende SAM Community

1. Vertrauen: Die Grundlage jeder funktionierenden Community

In vielen unternehmensinternen sowie -externen Communities herrscht eine unterschwellige Zurückhaltung. Mitglieder teilen ungerne Probleme oder Herausforderungen, wenn sie die anderen Mitglieder der Community nicht kennen bzw. ihnen nicht vertrauen. Verständlich – zu hoch ist das Risiko, dass sensible Informationen in Zukunft gegen sie verwendet werden kann.

Wie also kann eine vertrauensvolle Community etabliert werden?

Bei externen bzw. unternehmensübergreifenden Communities (z.B. Cyber Security Competence Center oder Vendor Observer Competence Center von Voice e.V.) unterzeichnen alle Mitglieder ein Non-Disclosure Agreement, womit man sich verpflichtet, keine sensiblen Informationen zu verbreiten. Für rein unternehmensinterne Communities ist diese Maßnahme unpassend – hier muss Vertrauen durch Erfahrung entstehen.

Besonders zu Beginn empfiehlt es sich eine überschaubare Kern-Community zu etablieren, bevor die Gruppe erweitert wird. Bestenfalls kennen sich die wichtigsten Stakeholder der Gruppe bereits persönlich. Physische Treffen und z.B. ein gemeinsames Mittagessen können ebenfalls stark zur Vertrauensbildung beitragen. Ergänzend können Moderatoren oder Community Manager gezielt das Einzelgespräch suchen, um zu verstehen, warum einzelne Mitglieder sich zurückhalten, und die Rahmenbedingungen entsprechend anpassen.

2. Bedarfsorientierung: Wer nicht zuhört, verliert Mitglieder

Viele Communities werden mit gut gemeinten Inhalten befüllt, z.B. Leitfäden, Tool-Demonstrationen, Webinare, etc., ohne dass die Bedürfnisse der Mitglieder wirklich verstanden wurden. Die Folge: die Relevanz sinkt für die Mitglieder, was schließlich zum leisen Sterben der Community führt.

Ein Ansatz beginnt mit einer strukturierten Bedarfsanalyse: Welche SAM-Themen bereiten den Mitgliedern konkret Kopfzerbrechen? Wo fehlt Orientierung? Diese Fragen lassen sich mit einer kurzen Befragung beantworten und liefern eine Themengrundlage für die Community. Ebenso wichtig sind regelmäßige Feedbackschleifen, etwa quartalsweise Check-ins oder anonyme Kurzumfragen, die prüfen, ob die behandelten Themen noch relevant sind.

Insbesondere in Experten-Communities zeigt die Praxis, dass tiefgehende Inhalte zu konkreten Pain Points deutlich mehr Resonanz erzeugen als allgemeine Überblicksthemen:
z.B. wie geht man mit Vendor-Audits von Microsoft oder SAP um? Wie beugt man die Bildung von Schatten-IT vor?

3. Erkennbarer Nutzen: Der entscheidende Unterschied zwischen Aktivität und Mehrwert

Der Aufbau, die Pflege und selbst die Beteiligung an einer Community erfordern Ressourcen, vor allem in Form von Zeit. Wenn der persönliche Mehrwert für die Mitglieder durch die Community nicht erkennbar ist, wird dies dazu führen, dass die Partizipation zurückgeht.

Das Moderationsteam trägt deshalb eine aktive Verantwortung. Sie müssen die Bedürfnisse der Gruppe kennen und die Community so steuern, dass diese Bedürfnisse adressiert werden.

Ein konkreter Mehrwert wird sichtbar, wenn aus der Community heraus greifbare Arbeitsergebnisse entstehen, z.B. Anleitungen, Checklisten für Prozesse, Entscheidungsbäume oder ähnliche praxisnahe Assets. Wichtig ist, dass diese ein tatsächliches Problem bzw. Herausforderung im Arbeitsalltag lösen und aus der Community stammen, also nicht vorgegeben sind. Dabei können Mitglieder, die spezifische Herausforderungen bereits gelöst haben, als interne Experten sichtbar gemacht werden und ihre Erfahrungen teilen. Das stärkt nicht nur die Community, sondern auch die individuelle Reputation.

Fazit:

Die praktische Erfahrung beim Aufbau und der Moderation von SAM Communities durch Complion zeigt uns, dass er Erfolg maßgeblich vom Vertrauen unter den Mitgliedern, dem Verstehen der Bedürfnisse der Mitglieder sowie dem Erkennen des Nutzens abhängt.

Wenn diese Grundlagen stimmen, können sie dazu beitragen, dass sich die Kultur in der Organisation verändert.

Beginnen Sie klein, hören Sie Ihren Mitgliedern zu und bauen Sie eine Community, die wirklich gebraucht wird. Wenn Sie eine SAM-Community in Ihrer Organisation aufbauen oder eine bestehende Struktur weiterentwickeln möchten, sprechen Sie uns an. Wir unterstützen bei Konzeption, Moderation und inhaltlicher Ausrichtung.

Verfasser: Jan Philipsen