Zwischen Pflicht und Potenzial: Ein Projektbericht zu einem Microsoft True-Up

Was auf den ersten Blick wie eine jährliche Pflichtaufgabe im Lizenzmanagement wirkt, entpuppt sich bei genauerem Hinsehen als Projekt mit großem Optimierungspotenzial: die jährliche Microsoft True-Up Meldung. Dabei ist das übergeordnete Ziel ein Abgleich, bei dem Unternehmen Microsoft mitteilen, wie viele Lizenzen sie im letzten Jahr tatsächlich genutzt haben. Unser Auftraggeber war in diesem Projekt ein weltweit agierender, börsennotierter Industriekonzern mit Schwerpunkt in der Stahlverarbeitung. Unsere Aufgabe bestand darin, die True-Up Meldung für knapp 350 Konzerngesellschaften zu organisieren, die Lizenzbedarfe zu konsolidieren und auf Konzern-Ebene aufzuwerten. Die Herausforderung bestand dabei nicht nur in der Datenmenge, sondern auch in der Komplexität der Konzernstruktur, wechselnden Ansprechpartnern und dem fachlichen Hintergrundwissen innerhalb der Einheiten.

Für alle, die mit dem Begriff „Microsoft True-Up“ nicht so viel anfangen können: Dabei handelt es sich um einen jährlich wiederkehrenden Prozess, bei dem Unternehmen ihre tatsächliche Nutzung von Microsoft-Produkten mit dem ursprünglich vereinbarten Lizenzumfang abgleichen. Die Grundlage dafür bildet ein sogenanntes Microsoft Enterprise Agreement. Dies ist ein langfristiger Vertrag, mit dem Unternehmen Software für viele Nutzer oder Geräte zu festen Konditionen lizenzieren. In diesem Vertragsmodell ist es möglich, dass im Laufe des Jahres neue Geräte, User oder Dienste hinzukommen, ohne dass sofort eine Bestellung notwendig ist. Diese Veränderungen im Bedarf werden gesammelt und einmal jährlich, rund um den Stichtag des Vertrags, an Microsoft gemeldet. Die Idee dahinter ist, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, indem nur einmal jährlich abgerechnet wird. Die Voraussetzung dafür ist ein Überblick über die eigenen Lizenzbedarfe.

Zu Beginn des Projekts stand die Bestandsaufnahme: Welche Gesellschaften sind in diesem Jahr meldepflichtig? Welche Ansprechpartner sind aktuell zuständig? Welche Prozesse und Templates haben sich im Vorjahr bewährt - und wo gibt es Verbesserungspotenzial? Entsprechend haben wir die Stakeholder-Liste aktualisiert, das bisher genutzte Erfassungstemplate überarbeitet und die Prozessbeschreibung erweitert. Unser Fokus lag darauf, die Abfrage der Informationen auf das für das True-Up notwendige Minimum zu reduzieren. Gleichzeitig wurde durch automatisierte Vorbefüllungen sowie die Übernahme von Angaben aus anderen Tabellenblättern der Arbeitsaufwand spürbar gesenkt. So mussten Daten nicht mehrfach eingegeben werden, was nicht nur Zeit sparte, sondern auch die Fehleranfälligkeit deutlich reduziert hat. Zusätzlich haben wir eine Fortschrittsübersicht integriert, die den Befüllungsgrad des Templates transparent macht. Dies war ein hilfreiches Element, um den Stand der Rückmeldungen besser nachvollziehen und gezielter nachsteuern zu können. Ergänzend war die Entscheidung, ein True-Up spezifisches Funktionspostfach für das Projekt zu etablieren, eine signifikante Verbesserung. So konnten wir sicherstellen, dass alle Anfragen, Rückmeldungen und Dokumente zentral gesammelt wurden und kein Vorgang verloren ging. Für die Einheiten bedeutete das auch: ein fester Ansprechpartner, klare Kommunikationswege, weniger Reibungsverluste.

Die überarbeitete Version des Templates war für die Ansprechpartner einfacher zu befüllen und führte zu einer spürbar besseren Datenqualität. Somit konnten die Aufwände für Datenerhebung, Abstimmung und Auswertung deutlich reduziert werden. Ebenfalls hat sich die frühzeitige Kommunikation an die Einheiten bewährt - inklusive begleitender Schulungsunterlagen und Q&A-Sessions. Viele Fragen konnten direkt geklärt werden und die Beteiligten waren besser auf die Datenerhebung vorbereitet. Insgesamt waren die Rückmeldequote und Qualität sehr zufriedenstellend. Auch die vereinbarten Fristen wurden größtenteils eingehalten, was angesichts der Konzernstruktur nicht selbstverständlich ist. Bei Verzögerungen hat es sich als besonders wirkungsvoll erwiesen, Erinnerungen gezielt an die betroffenen Einheiten sowie deren Bereichsverantwortliche zu senden anstatt eines allgemeinen Hinweises an sämtliche Ansprechpartner zu verschicken.

Die Auswertung der gemeldeten Bedarfe verlief in diesem Jahr wesentlich effizienter. Sowohl die Analyse der Daten aus dem Lizenzmanagement-Tool als auch die Auswertung manuell gemeldeter Informationen konnten schneller und verlässlicher durchgeführt werden. Das lag nicht zuletzt an den Erfahrungswerten aus dem Vorjahr - vieles, was damals noch aufwendig und fehleranfällig war, konnten wir gezielt optimieren. Die gute Zusammenarbeit im Projektteam, die enge Abstimmung mit dem Kunden und ein klar strukturierter Projektplan haben entscheidend zum Erfolg beigetragen. Im Ergebnis konnten wir eine vollständige, konsolidierte True-Up Meldung erstellen. Diese ist nicht nur für die Meldung an Microsoft relevant, sondern bildet intern auch die Grundlage für die Verrechnung an die einzelnen Konzerngesellschaften.

Rückblickend haben sich viele der umgesetzten Verbesserungen als wirkungsvoll erwiesen. Gleichzeitig gibt es einige Aspekte, die wir im nächsten Jahr gezielt weiterentwickeln möchten. Dazu zählen vor allem eine noch höhere Datenqualität sowie klarer strukturierte Templates und Schulungsunterlagen, die die Nutzung weiter erleichtern sollen. Für Einheiten, bei denen es in diesem Jahr zu Schwierigkeiten kam, planen wir einen gezielten Austausch, um frühzeitig offene Fragen zu klären. Themen wie RDS-CALs möchten wir künftig noch stärker in unseren Trainingsunterlagen berücksichtigen. Mit Blick auf die anstehende Verlängerung des Enterprise Agreements rückt zudem die Optimierung der eingesetzten Softwareprodukte in den Fokus – mit dem Ziel, Lizenzbedarfe möglichst wirkungsvoll zu reduzieren.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die jährliche Microsoft True-Up Meldung weit mehr ist als nur eine Pflichtaufgabe im Lizenzmanagement. Die gewonnene Transparenz über tatsächliche Lizenznutzung und Bedarfe ermöglicht eine gezielte Steuerung, insbesondere mit Blick auf zukünftige Vertragsverlängerungen sowie eine langfristige, bedarfsorientierte Optimierung der eingesetzten Lizenzen. Durch unsere langjährige Zusammenarbeit unserem Auftraggeber, konnten wir den True-Up Prozess immer weiter optimieren und so einen reibungslosen Ablauf gewährleisten - trotz Größe und Komplexität des Konzerns. Aus diesem Grund freue ich mich bereits heute auf den True-Up im nächsten Jahr.