Wirtschaftlichkeitshebel bei der Microsoft Lizenzierung

Die Lizenzierung von Microsoft-Software ist ein komplexes Thema, welches viele Unternehmen vor Herausforderungen stellt. Gleichzeit hat Microsoft 2023 seine Listenpreise für bestimmte Produktgruppen (On-Premises Lizenzen, Online Services und Azure) zwischen 10 und 25 Prozent erhöht. Wer sich gut im Microsoft-Lizenz-Dschungel auskennt, hat jedoch einige Möglichkeiten Kosten einzusparen bzw. Kostensteigerungen zu vermeiden.

Im dem folgenden Blogbeitrag werden verschiedene Wirtschaftlichkeitshebel betrachtet, um bei der Lizenzierung von Microsoft-Produkten Kosten einzusparen und dennoch die notwendige Compliance einzuhalten.

Wenn mehrere Produkte oder Dienste von Microsoft erworben werden, kann von Rabatten und flexiblen Zahlungsoptionen profitiert werden. Volumenlizenzen sind in verschiedenen Programmen von Microsoft erhältlich, je nach Größe und Bedarf des Unternehmens. Dabei ist es in der Regel immer vorteilhaft, Bedarfe in Verträgen zu bündeln, anstatt diverse Einzelverträge zu schließen. Auch während der Vertragslaufzeit kann eine erneute Verhandlung von Preisen für einzelne Produkte immer dann sinnvoll sein, wenn größere Bedarfsmengen vorliegen.

Microsoft bietet viele seiner Einzelpläne und Add-Ons in einem Bundle bzw. einer umfassenden Suite an. In der folgenden Graphik ist dies beispielhaft für die M365 E3 Suite dargestellt.

Office 365 E3, Enterprise Mobility & Security E3 und Windows 11 Enterprise E3 können sowohl als Teil der M365 E3 Suite, aber ebenso als einzelne Bundles erworben werden. Des Weiteren können diverse Einzelpläne separat oder als Bestandteil eines Bundles lizenziert werden. Beim Kauf einer gesamten Suite bzw. eines Bundles bietet Microsoft seinen Kunden bessere Preise, im Vergleich zur Lizenzierung von Einzelplänen. Ob ein Einzelplan, ein Bundle oder eine Suite die wirtschaftlichste Option darstellt, ist aber auch davon abhängig, welche Funktionalitäten über die Vertragslaufzeit benötigt und einsetzt werden sollen.

Einen weiteren Wirtschaftlichkeitshebel bietet die Wahl des Lizenztyps. Bei Online-Services werden in der Regel nur Subscriptions (Mietlizenzen) seitens Microsoft angeboten. Bei On-Premises Produkten allerdings kann in einigen Fällen zwischen einer Lizenz mit Software Assurance und einer Subscription gewählt werden. Während Subscriptions bei kürzeren Zeiträumen günstiger sind, bieten sich On-Premises Lizenzen eher für geplante Nutzungen über drei Jahren an. Der Break-Even-Point liegt in der Regel zwischen drei und fünf Jahren. Ein weiterer nicht zu vernachlässigender Aspekt ist, dass es bei Subscriptions die Möglichkeit gibt, eine Reduktion zum jährlichen True-Up vorzunehmen. 

Bei vielen Microsoft Produkten kann zwischen verschiedenen Editionen der Lizenz gewählt werden. Beim Windows Server beispielsweise kann zwischen der Standard- und Datacenter- Edition gewählt werden. Die Datacenter-Edition ermöglicht unbegrenzte Virtualisierungsrechte, während die Standard-Edition lediglich ein Hosting von max. zwei virtuellen Maschinen erlaubt. Die Datacenter-Edition ist entsprechend auch deutlich teurer als die Standard-Edition. Je nach Anzahl der virtuellen Maschinen kann es kostengünstiger sein, eine Datacenter-Edition-Lizenz zu kaufen, anstelle mehrerer Standard-Editionen („License Stacking“). Hier sollten Unternehmen ihren jeweiligen Anwendungsfall in einer Break-Even-Rechnung vergleichen und sich für die kostengünstigere Variante entscheiden. In die Betrachtung sollte einbezogen werden, dass mittlerweile auch die Möglichkeit besteht, Windows Server nach virtuellen Kernen zu lizenzieren, was in vielen Fällen deutliche Kostenvorteile bietet (siehe Ausführungen unten).

Microsoft bietet bei vielen Produkten seinen Kunden neben verschiedenen Lizenz-Editionen auch verschiedene Lizenzmetriken an. Zum Beispiel bei der Lizenzierung von Microsoft 365 Apps for Enterprise werden Nutzerlizenzen, aber auch Gerätelizenzen angeboten. Bei der nutzerbasierten Lizenzierung wird der auf das Produkt zugreifende Nutzer lizenziert. Der lizenzierte Nutzer kann somit von je fünf Geräten (PC, Tablet, Smartphones) auf das Produkt zugreifen. Bei der gerätebasierten Lizenzierung dagegen wird das Gerät, auf dem das Produkt installiert ist, lizenziert. Hier dürfen somit beliebig viele Nutzer über das Gerät auf das Produkt zugreifen.

Bei fast allen Server-Produkten wird eine CAL (Client Access License) benötigt. Hier bietet Microsoft seinen Kunden ebenfalls häufig die Wahl zwischen Nutzer- und Geräte-CALs, die sich nach der Anzahl der Geräte oder Nutzer richten, die auf den Server zugreifen können.

Eine weitere Wahlmöglichkeit besteht bei einigen – aber nicht allen – Server-Produkten. Zum Beispiel beim SQL Server kann die Lizenzierung nach der Metrik „Core“ und nach der Metrik „Server/CAL“ erfolgen. Es kann also entweder nach der Anzahl der Kerne des Servers/Prozessors oder nach der Anzahl der Server in Verbindung mit der Anzahl der zugreifenden Nutzer/Geräte lizenziert werden. Im Rahmen der Core-Lizenzierung gibt es seit Oktober 2022 für Windows Server mit dem Flexible Virtualization Benefit die Möglichkeit nach virtuellen Kernen (vCores) zu lizenzieren. Diese Lizenzierungsoption bietet teils signifikante Kostenvorteile gegenüber der Lizenzierung nach physischen Prozessorkernen.
Unternehmen sollten die Lizenzierung wählen, die am besten zu Ihrem jeweiligen Nutzungsszenario passt bzw. am kostengünstigsten ist, dennoch aber verwaltbar (im Sinne einer Standardisierung) bleibt.

Weitere bedeutende Wirtschaftlichkeitshebel bieten Einsparmöglichkeiten bei Microsoft Azure. Hierzu finden sie Anfang der kommenden Woche den zweiten Teil des Beitrages an dieser Stelle.

Wenn auch Sie Beratung bei der Lizenzierung von Microsoft-Produkten benötigen, sprechen Sie uns gerne an.

Verfasser: Lennart Hollweg