Wir wetten: Mindestens eines dieser 6 Lizenzprobleme haben Sie auch
Sommer. Die Urlaubszeit läuft auf Hochtouren. Der Posteingang ist endlich etwas leerer, das Telefon klingelt seltener und viele Projekte befinden sich im Ferienmodus. Perfekte Voraussetzungen, um die Füße hochzulegen – oder einen ehrlichen Blick auf das eigene Lizenzmanagement zu werfen.
Wir wetten: Mindestens eines dieser 6 Lizenzprobleme haben Sie auch
Sommer. Die Urlaubszeit läuft auf Hochtouren. Der Posteingang ist endlich etwas leerer, das Telefon klingelt seltener und viele Projekte befinden sich im Ferienmodus. Perfekte Voraussetzungen, um die Füße hochzulegen – oder einen ehrlichen Blick auf das eigene Lizenzmanagement zu werfen.
Denn Hand aufs Herz: Egal ob CIO, IT-Leiter, Software Asset Manager oder Lizenzverantwortlicher – bestimmte Herausforderungen begegnen nahezu jedem Unternehmen. Manche sind ärgerlich, manche teuer und manche entwickeln sich erst Monate später zu einem echten Compliance-Risiko.
Deshalb wagen wir eine Wette: Mindestens eines der folgenden sechs Lizenzprobleme haben Sie auch.
1. Der ehemalige Mitarbeiter mit den aktiven Lizenzen
Der Mitarbeiter hat das Unternehmen vor sechs Monaten verlassen.
Sein Notebook wurde zurückgegeben, die Zugangskarte funktioniert nicht mehr und der Account wurde deaktiviert.
Die Lizenzen hingegen arbeiten weiterhin fleißig: Microsoft 365, Adobe Creative Cloud, Jira, Salesforce
Das Problem ist nicht nur der unnötige Kostenblock. Häufig fehlen klare Prozesse zwischen HR, IT und Lizenzmanagement, sodass Berechtigungen und Abonnements nicht konsequent entzogen und abgekündigt werden.
Die Folge: Monat für Monat werden Lizenzen bezahlt, die niemand mehr nutzt.
2. Excel ist Ihr wichtigstes SAM-Tool
Natürlich hat die Datei einen professionellen Namen: Softwareinventarfinalv7NEU2026_update.xlsx
Excel ist und bleibt ein hervorragendes Werkzeug. Problematisch wird es jedoch, wenn das gesamte Lizenzmanagement davon abhängt.
Daten werden manuell erfasst. Berechnungen können schnell verändert werden. Niemand weiß genau, welche Version aktuell ist.
Spätestens bei Audits oder Vertragsverhandlungen wird aus der praktischen Liste schnell ein Risiko und viel weiterer manueller Aufwand erforderlich.
3. Die Vertragsverlängerung kommt überraschend
Eigentlich wollte man die Verhandlung dieses Jahr deutlich besser vorbereiten. Eigentlich wollte man Preise benchmarken. Eigentlich wollte man Alternativen prüfen.
Dann kommt die Erinnerung: „Die automatische Verlängerung wurde bereits ausgelöst.“
Viele Hersteller setzen inzwischen auf automatische Vertragsverlängerungen. Werden Fristen übersehen, entsteht schnell ein weiteres Vertragsjahr – oft zu Bedingungen, die deutlich attraktiver hätten verhandelt werden können.
Deshalb gilt: Vertragsmanagement ist keine Verwaltungsaufgabe mehr, sondern ein strategischer Erfolgsfaktor und rechtzeitige Vorbereitung der Schlüssel zum Erfolg.
4. Fünf Teams kaufen ähnliche Software
Marketing nutzt Trello.
Der Vertrieb arbeitet mit Microsoft Planner.
Die IT hat bereits Jira eingeführt.
Und die Fachabteilung testet gerade MeisterTask
Alle erfüllen nahezu denselben Zweck.
Das Ergebnis: doppelte Funktionen, unterschiedliche Vertragsbedingungen, unnötige Kosten, steigender Verwaltungsaufwand
Gerade im SaaS-Umfeld entsteht diese Situation erstaunlich schnell. Viele Einkäufe erfolgen direkt durch Fachbereiche und umgehen etablierte Beschaffungsprozesse.
Aus Shadow IT wird so häufig ein Schattenportfolio.
5. Die Copilot-Lizenzen wurden gekauft. Die Nutzung bleibt aus.
2025 und 2026 standen ganz im Zeichen von KI. Viele Unternehmen haben bereits Microsoft Copilot, ChatGPT Enterprise, Gemini und weitere KI-Lösungen eingeführt oder pilotiert.
Doch nach der Beschaffung beginnt die eigentliche Herausforderung:
Wer nutzt die Lösung tatsächlich?
Nicht jede aktivierte Lizenz erzeugt automatisch Mehrwert. Ohne Adoption-Programme, Schulungen und Nutzungsanalysen bleibt häufig ein erheblicher Teil des erwarteten Business-Nutzens aus.
Anders formuliert: Die teuerste KI-Lizenz ist die, die niemand verwendet.
6. Shadow AI ist das neue Shadow IT
Früher installierten Mitarbeiter Software ohne Freigabe. Heute nutzen sie KI-Dienste. Innerhalb weniger Minuten lassen sich neue Tools registrieren und produktiv einsetzen.
Die Herausforderung:
- Unternehmensdaten verlassen möglicherweise kontrollierte Umgebungen
- Neue Kosten entstehen außerhalb etablierter Prozesse
- Compliance-Vorgaben werden unbewusst umgangen
Für viele Unternehmen entwickelt sich Shadow AI derzeit zur gleichen Herausforderung, die Shadow IT bereits vor einigen Jahren darstellte. Mit dem Unterschied, dass die Dynamik nochmals deutlich höher ist.
Fazit: Niemand ist allein
Falls Sie beim Lesen mindestens einmal geschmunzelt oder genickt haben, sind Sie in guter Gesellschaft.
Die meisten dieser Herausforderungen entstehen nicht durch mangelnde Kompetenz, sondern durch die zunehmende Komplexität moderner Softwarelandschaften. Zwischen SaaS, Cloud, KI, FinOps und klassischen Lizenzmodellen wird Transparenz zu einer immer größeren Herausforderung.
Und falls Sie bei allen sechs Punkten überzeugt sind, dass Ihr Unternehmen davon nicht betroffen ist, hätten wir noch eine siebte Wette für Sie:
Wahrscheinlich finden Sie doch etwas, wenn Sie einmal nachschauen. 😉