Vom Projekt zur Linie: Übergabe des operativen Lizenzmanagements an den internen Betrieb

22/08/2025

Vom Projekt zur Linie: Übergabe des operativen Lizenzmanagements an den internen Betrieb

Jedes Projekt hat ein Ende – Lizenzmanagement jedoch nicht

In den vergangenen vier Jahren haben wir für einen Engineering-Dienstleister das operative und strategische Lizenzmanagement verantwortet. Von Anfang an war klar: Unsere Unterstützung ist zeitlich begrenzt – wie es der Definition eines Projekts entspricht. Doch die Aufgaben eines Lizenzmanagers enden nicht mit einem Stichtag. Die Verantwortung für Hersteller, Verträge und Tools ist kontinuierlich und langfristig angelegt.

Im Jahr 2025 erreichte unser Projekt daher einen entscheidenden Wendepunkt: Aus dem extern betreuten Lizenzmanagement wurde ein strukturierter Übergang an die internen Mitarbeitenden. Ziel war es, das über Jahre aufgebaute Wissen, die etablierten Prozesse und die operative Verantwortung nachhaltig zu übergeben ohne Qualitätseinbußen oder Reibungsverluste.

Der Übergang beginnt: Wissen aufbauen, Prozesse standardisieren

Bereits im vierten Quartal 2024 wurde eine neue interne Mitarbeiterin eingestellt – mit dem Ziel, das operative Lizenzmanagement perspektivisch zu übernehmen. In den folgenden Monaten haben wir sie systematisch in die IT-Themen, das Lizenzmanagement und die branchenspezifischen Anforderungen der Automobilindustrie eingearbeitet.

Wie bei jedem komplexen Vorhaben war ein klarer Plan entscheidend. Das Enddatum war gesetzt: Bis Ende 2025 sollten wir als externes Team keine operativen Tätigkeiten mehr übernehmen. Damit war klar: Jetzt beginnt die Analysephase.

Welche Hersteller und Prozesse liegen aktuell bei Complion? Welchen Lizenzwert und welche operative Relevanz haben sie? Auf Basis dieser Fragen haben wir ein standardisiertes Verfahren zur Übergabe für jeden einzelnen Hersteller entwickelt. Dabei ging es nicht nur um Verantwortlichkeiten, sondern auch um eine fundierte Kategorisierung:

  • Lizenzvolumen,
  • Softwarekategorie und
  • strategische Relevanz.

Ein Auswahlkatalog half uns dabei, den passenden Übergabepartner innerhalb des internen Teams zu bestimmen - abgestimmt auf individuelle Stärken und bestehendes Know-how.

Für jeden Hersteller wurde eine vollständige Dokumentation erstellt. Dazu gehörten nicht nur die fachlichen Inhalte, sondern auch vorbereitete Übergabetermine mit den jeweiligen Mitarbeitern. Im Fokus standen dabei u. a.: die Abbildung im Inventarisierungssystem, die jeweilige Lizenzmetrik, sowie konkrete Beschaffungs- und Verwaltungsprozesse.

Wie erfolgt eine gute Übergabe?

Das wichtigste Ziel bei der Übergabe operativer Verantwortung: Der laufende Betrieb darf nicht ins Stocken geraten. Die Fachabteilungen, die tagtäglich auf funktionierendes Lizenzmanagement angewiesen sind, sollen keinerlei Einschränkungen spüren.

Um das sicherzustellen, setzen wir auf eine strukturierte, stufenweise Übergabe:

Wöchentliche Übergabetermine mit den internen Lizenzmanagern bilden das Herzstück unseres Vorgehens. In jedem Termin wird ein vordefinierter Hersteller gemeinsam besprochen und offiziell übergeben. Ab diesem Zeitpunkt liegt die Verantwortung für diesen Hersteller beim internen Team. Selbstverständlich stehen wir weiterhin als Ansprechpartner zur Verfügung, falls Rückfragen oder Unsicherheiten auftreten.

Zusätzlich informiert Complion die Managementebene quartalsweise über den Fortschritt. Diese Berichte zeigen transparent, wie viele Hersteller bereits übergeben wurden, wo noch offene Punkte bestehen oder an welchen Stellen Entscheidungen notwendig sind. So stellen wir sicher, dass die Übergabe nicht nur auf Fachebene funktioniert, sondern auch auf strategischer Ebene begleitet und abgesichert wird.

Die Erfahrung zeigt: Der Schlüssel zur erfolgreichen Übergabe liegt in der Kombination aus klarer Struktur, laufender Kommunikation und echtem Wissenstransfer. Wer frühzeitig plant und konsequent dokumentiert, schafft nicht nur eine saubere Übergabe, sondern stärkt nachhaltig die interne Betriebsfähigkeit.

Sind Sie auf der Suche nach einem verlässlichen SAM-Partner, der Sie im operativen Tagesgeschäft unterstützt?

Unsere Expertise reicht von den großen Software-Herstellern bis zu den Nischen des Engineering-Bereichs. Wir übernehmen Verantwortung, schaffen Transparenz und entlasten Ihr Team.

Sprechen Sie uns gerne an! Gemeinsam finden wir die passende Lösung.

Verfasser: Khalid Abu Nemah