Ungenutztes Lizenzpotential – Ausgeschiedene Mitarbeiter
Viele Unternehmen müssen sparen. Darum ist es wichtiger denn je, die eigenen Ausgaben genau im Blick zu behalten. Doch wie lässt sich effizient nachvollziehen, welche Kosten notwendig sind und welche nicht?
Wer frühzeitig unnötige Ausgaben verhindert, spart am effektivsten.
Wer nicht bestellt, spart 100%
Ein Bereich, in dem viele Organisationen unbemerkt Geld verlieren, ist das Lizenzmanagement. Jahr für Jahr gehen Hunderttausende von Euro verloren, weil die Transparenz über vergebene und genutzte Softwarelizenzen fehlt. Besonders dann, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen und ihre Lizenzen unbemerkt weiterlaufen.
Das Problem im Detail
Was passiert typischerweise, wenn Mitarbeiter ausscheiden?
In vielen Fällen wird das IT-Benutzerkonto deaktiviert, Zugänge werden gesperrt doch die Softwarelizenzen bleiben weiterhin aktiv. Diese Lizenzen sind oft mit Benutzerkonten verknüpft und verursachen fortlaufend Kosten, obwohl niemand sie mehr nutzt.
Typische Ursachen hierfür:
- Fehlende Abstimmung zwischen HR, IT und Lizenzmanagement
- Keine automatisierten Offboarding-Prozesse
- Mangelnde Transparenz über Lizenzzuweisungen und Nutzung
Was auf den ersten Blick nach einem kleinen organisatorischen Versäumnis klingt, summiert sich in großen Unternehmen schnell zu einem erheblichen Kostenblock.
Die Auswirkungen:
- Finanzielle Verluste: Monatlich bezahlte, aber ungenutzte Lizenzen verursachen unnötige Ausgaben
- Ineffiziente Ressourcennutzung: Lizenzen, die blockiert bleiben, können nicht anderweitig vergeben werden
- Sicherheitsrisiken: Aktive Zugänge ausgeschiedener Mitarbeiter können potenzielle Schwachstellen darstellen
Beispiel aus der Praxis
In einem Kundenprojekt bei einem Kunden aus der Automobilindustrie stellten wir fest, dass eine große Anzahl von Softwarelizenzen seit Monaten blockiert war.
Eine detaillierte Analyse zeigte, dass viele dieser Lizenzen ehemaligen Mitarbeitern zugordnet waren. Nach deren Austritt wurden diese Lizenzen nie deaktiviert oder zurückgeben. Das Lizenzmanagement war darüber nicht informiert, da der Informationsfluss zwischen HR, IT und Lizenzverwaltung schlichtweg fehlte. Gemeinsam mit den beteiligten Abteilungen entwickelten wir daraufhin einen klaren Prozess. Sobald ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, wird automatisch eine Nachricht an das Lizenzmanagement gesendet, sofern diesem Mitarbeiter eine Lizenz zugeordnet ist.
Dieser einfache, aber wirkungsvolle Workflow sorgte dafür, dass zum Monatsbeginn eine Übersicht aller Austritte des Vormonats vorlag. So können ungenutzte Lizenzen direkt zurückgezogen oder neu zugewiesen werden.
Das Ergebnis: Bereits im ersten Jahr konnten über 100.000 Euro an Lizenzkosten eingespart werden - ganz ohne neue Tools oder Investitionen, allein durch Transparenz und Prozessoptimierung.
Dieses Beispiel zeigt, wie groß das Potenzial ist, wenn Unternehmen ihre Lizenzverwaltung strukturiert angehen.
Das ungenutzte Lizenzpotenzial als Chance
Ungenutzte Lizenzen sind kein unvermeidlicher Kostenfaktor. Sie sind eine Chance zur Optimierung. Warum?
- Freigewordene Lizenzen können neuen Mitarbeitern direkt zugewiesen werden
- Vermeidung von unnötigen Käufen: Keine doppelte Lizenzierung, keine überflüssigen Bestellungen
- Steigerung der IT-Effizienz: Klare Prozesse reduzieren manuelle Arbeit und Fehlerquellen
Statt reaktiv auf steigende Lizenzkosten zu reagieren, lohnt es sich, proaktive Maßnahmen einzuführen.
Fazit
Das ungenutzte Lizenzpotenzial ist eine der stillen Kostenfresser in vielen Unternehmen. Dabei lassen sich durch einfache, abgestimmte Prozesse enorme Einsparungen erzielen, ganz ohne neue Investitionen.
Das Beispiel zeigt: Transparenz ist der Schlüssel.
Wenn die betroffenen Abteilungen miteinander kommunizieren und automatisierte Abläufe geschaffen werden, lassen sich hohe Summen einsparen.
Verfasser: Khalid Abu Nemah