Transparenz, Compliance und Effizienz durch IT-Vertragsmanagement – Das SAM Contract Management Training von COMPLION
Das Vertragsmanagement ist ein wesentliches Aufgabengebiet innerhalb des Projektmanagements. Es umfasst die Gestaltung, den Abschluss, die Fortschreibung, die Abwicklung und die Verwaltung von Verträgen, um Projektziele zu erreichen. Dies beinhaltet die laufende Dokumentation aller vertragsrelevanten Ereignisse. Konkret beinhaltet das Vertragsmanagement die Betreuung der vertraglichen Verhandlungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, die Implementierung von Verträgen sowie die Umsetzung von Vertragsänderungen aus technischen, terminlichen, personellen oder finanziellen Gründen. Die IACCM (International Association for Contract and Commercial Management) beschreibt Vertragsmanagement als Verwaltungsaktivitäten in Bezug auf Verträge. Dazu gehören Aspekte wie Ausschreibung, Ausschreibungsevaluation, Vertragsvergabe, Vertragsimplementierung, Kontrolle des Erfüllungsgrades und die Berechnung von Zahlungen.
Die beiden wichtigsten Grundsätze des Vertragsmanagements sind, dass es sich auf den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags erstreckt und nicht auf ein einzelnes Tool reduziert werden kann. Stattdessen umfasst es die Gesamtheit von Prozessen, Rollen und Werkzeugen.
Ziele des IT-Vertragsmanagements
Das IT-Vertragsmanagement zielt darauf ab, durch bedarfsgerecht gestaltete und fortlaufend überwachte Verträge den Handlungsspielraum bei Claims und Changes zu maximieren und die Wirtschaftlichkeit zu erhalten. Zu den Hauptzielen gehören:
Transparenz: Ein umfassender Überblick über den Bedarf an Waren und Dienstleistungen, die kontrahiert werden sollen, sowie über alle vertraglichen Bedingungen, einschließlich aktueller und zukünftiger Zahlungen.
Compliance: Die Sicherstellung der Einhaltung eigener Verpflichtungen sowie die Kontrolle und Durchsetzung der Verpflichtungen des Vertragspartners.
Effizienz: Die Schaffung eines wirtschaftlichen Mehrwerts sowie die Gewährleistung von Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, um veränderten Anforderungen gerecht zu werden.
Abgrenzung vom IT-Vertragsmanagement zum Software Asset Management (SAM)
IT-Vertragsmanagement und Software Asset Management (SAM) sind verwandte, aber unterschiedliche Disziplinen. Das IT-Vertragsmanagement befasst sich mit den Aufgaben auf Vertragsebene, während Software Asset Management das Management einzelner Lizenzen umfasst. Softwarevertragsmanagement ist ein Teilbereich des IT-Vertragsmanagements, der sich speziell auf Software bezieht.
IT-Vertragsmanagement umfasst das Management des gesamten Vertragslifecycles. Dies beinhaltet die Gestaltung und Verhandlung der Nutzungsrechte, um die bestmöglichen Konditionen für das Unternehmen zu erzielen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Durchführung und Qualifizierung von Bedarfserhebungen, um sicherzustellen, dass die Verträge den tatsächlichen Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen. Das IT-Vertragsmanagement ist auch verantwortlich für die Bereitstellung von Informationen zum Vertrag, einschließlich aller Bedingungen, um Transparenz zu gewährleisten. Die Überwachung der Vertragsleistungen und -pflichten ist ebenfalls eine zentrale Aufgabe, um sicherzustellen, dass beide Vertragsparteien ihren Verpflichtungen nachkommen. Darüber hinaus beinhaltet es die Überwachung der Vertragsvolumina und Ausschöpfung sowie die Beratung der Fach- und Businessseite in allen Vertragsfragen.
Software Asset Management (SAM) konzentriert sich auf das Management des Lizenzlifecycles. Dies beinhaltet die Inventarisierung, Erhebung und Verwaltung der erworbenen Nutzungsrechte und der genutzten Software, um einen umfassenden Überblick über alle Software-Assets zu erhalten. Ein wichtiger Bestandteil von SAM ist die Erstellung von Lizenzbilanzen, um die Übereinstimmung von erworbenen Lizenzen und tatsächlicher Nutzung zu überwachen. SAM zielt auch auf die Optimierung der Lizenzbedarfe und Softwareausgaben ab, um Kosten zu senken und den Return on Investment zu maximieren. Die Minimierung von Lizenzrisiken durch die Sicherstellung der Compliance mit Lizenzbedingungen ist ein weiteres wichtiges Ziel. Darüber hinaus umfasst SAM die Bearbeitung von Kundenanfragen bezüglich Softwarelizenzen und das (Hersteller) Portal Management. Das IT-Vertragsmanagement befasst sich mit den Aufgaben auf Vertragsebene, während Software Asset Management das Management einzelner Lizenzen umfasst.
Das SAM Contract Management Training von COMPLION bietet eine umfassende Schulung in den verschiedenen Aspekten des IT-Vertragsmanagements und Software Asset Managements.
Wenn Sie noch auf der Suche nach einem geeigneten Training für 2025 sind und die Inhalte Ihr Interesse geweckt haben oder Sie Fragen zum Training haben, sprechen Sie uns gerne an (mail@complion.de).