Softwareverträge strategisch verhandeln
Softwarelieferanten haben heute eine starke Verhandlungsposition – egal ob Hyperscaler, SaaS-Anbieter oder klassische On‑Prem‑Hersteller. Verträge und Lizenzmodelle sind oft bewusst komplex gestaltet, um Kunden langfristig zu binden oder zusätzliche Umsätze zu generieren.
Für IT‑Leiter ergeben sich daraus drei zentrale Herausforderungen:
- Kostenrisiken: Lizenzen, Subscriptions und Support gehören zu den größten Kostenblöcken in der IT. Preissteigerungen von 10% - 20% sind nicht unüblich.
- Sicherheits- & Compliance-Risiken: Audit-Klauseln, DSGVO, Datenlokation – Fehler können teuer werden.
- Lock‑in Risiken: Je tiefer die technische Integration, desto schwieriger der Wechsel. Softwareanbieter sind sich diesem Vorteil bewusst und nutzen die Abhängigkeit zu ihren Gunsten.
Deshalb sind Softwareverträge längst kein reines Einkaufsthema mehr, sondern basieren auf strategische Führungsentscheidungen.
Nachfolgende Checkliste kann als Hilfestellung für Ihre nächste Vertragsverhandlung dienen.
1. Bestandsverträge (sofern vorhanden) analysiert?
Überprüfung bestehender Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen, Preisstrukturen und Nutzungsklauseln, um Risiken und Einsparpotenziale sichtbar zu mache.
2. Vertragsmechanismen und Lizenzmodelle vollständig verstanden?
Einordnung der Lizenzarten (Dauerhafte Nutzungsrente, Miete, PAYGO) und -typen (z. B. User-, Device-, Volumen- oder Verbrauchsmodelle) sowie deren Auswirkungen auf Kosten und Flexibilität.
3. Lizenzbedarf genau ermittelt und optimiert?
Abgleich der tatsächlichen Nutzung mit bestehenden Lizenzen, Identifikation von Überlizenzierung oder Unterdeckung und Ableitung eines optimalen Bedarfs.
4. Bedarfsentwicklungen integriert?
Einplanung zukünftiger organisatorischer Veränderungen wie Wachstum, Projekte, Outsourcing oder Automatisierungen, um zukünftigen Bedarf realistisch abzubilden.
5. Markt-Benchmarking und Alternativen geprüft?
Vergleich von Preisen, Vertragsmodellen und technologischen Alternativen am Markt, um Verhandlungsvorteile und mögliche Anbieterwechsel zu bewerten.
6. Vollständige TCO-Kalkulation über den Vertragszeitraum erstellt?
Berechnung aller direkten und indirekten Kosten (Lizenzen, Support, Infrastruktur, Betrieb, Migration, Schulung), um die wirtschaftliche Gesamtwirkung des Vertrags zu verstehen.
7. Kommerzielles Modell detailliert?
Verhandlung von Preis- und Rabattmodell unter Berücksichtigung von Flexibilisierungsmöglichkeiten bei Bedarfsänderungen (Erhöhung/Reduktion) über die Vertragslaufzeit
8. Regulatorische Anforderungen vertraglich berücksichtigt?
Abgleich mit Anforderungen wie DSGVO und branchenspezifischen Vorschriften, um Compliance-Verpflichtungen nachzukommen.
9. Audit-Klauseln fair gestaltet?
Ausschluss oder Definition transparenter Prüfmechanismen, angemessener Fristen und fairer Verfahren, um unnötige Risiken durch Hersteller-Audits zu vermeiden.
10. Exit-Prozess klar geregelt (inkl. Kosten & Datenformat)?
Festlegung, wie Daten exportiert werden können, welche Formate genutzt werden, welche Kosten anfallen und wie ein reibungsloser Übergang gewährleistet wird.
Fazit
Softwarevertragsverhandlungen sollten fundierte strategische Entscheidungen zugrunde liegen. Die Vorbereitung sollte in den meisten Fällen mindestens 6 Monate vor angestrebtem Vertragsabschluss starten. Dabei sollte ein interdisziplinarisches Team aus Fachseite, IT, Einkauf, Software Asset und Lizenzmanagement, Datenschutz, IT-Sicherheit und Recht mit der Vorbereitung und Verhandlung betraut werden. Externe Experten für Softwarelizenzierung und Vertragsverhandlungen, wie Complion, können im Prozess unterstützen. Der IT-Leiter sollte über den Prozess hinweg stets informativ und zu wichtigen Entscheidungspunkten einbezogen werden. Gegenüber dem Softwarelieferanten kann er darüber hinaus – mit dem richtigen Timing – entscheidenden Einfluss auf das Verhandlungsergebnis nehmen.
Verfasser: Felix Baran