Software-Lebenszyklusmanagement: Von der Beschaffung bis zur Außerbetriebnahme

Entdecken Sie die Schlüssel zum effektiven Software-Lebenszyklusmanagement! Von der Beschaffung bis zur Außerbetriebnahme - erfahren Sie, wie Sie als Software Asset Manager die Kontrolle über den gesamten Lebenszyklus Ihrer Softwarelizenzen behalten.

Software spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg eines Unternehmens. Deshalb ist ein effektives Software-Lebenszyklusmanagement von größter Bedeutung. Als Software Asset Manager tragen wir die Verantwortung dafür, sicherzustellen, dass eine Organisation ihre Softwarelizenzen effizient plant, beschafft, bereitstellt, nutzt, wartet und letztendlich außer Betrieb nimmt. Hinter diesen trivial klingenden Aufgaben verbergen sich komplexe Aktivitäten. Nur durch die Beachtung und Einbindung aller Aktivitäten können Unternehmensressourcen effizient eingesetzt werden. Das erfordert eine ganzheitliche Strategie.

Die Bedarfsanalyse und Planung sind entscheidend für das Software-Lebenszyklusmanagement, da sie sicherstellen, dass die richtigen Lizenzen zum optimalen Zeitpunkt und Preis beschafft werden. Die Komplexität dieser Phase steigt mit der Größe der Organisation und erfordert die Zusammenführung aller beteiligten Einheiten. Die Herausforderung besteht darin, die unterschiedlichen Interessen und Rahmenbedingungen zu berücksichtigen, sei es innerhalb verschiedener Fachabteilungen oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben in verschiedenen Ländern. Trotz dieser Herausforderungen ist es unerlässlich, eine umfassende Analyse durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Softwarelizenzen den Bedürfnissen aller relevanten Stakeholder gerecht werden.

Die Beschaffungsphase folgt der Planung und beinhaltet den Erwerb benötigter Softwarelizenzen durch direkte Käufe, Lizenzverträge oder Abonnements. Es ist von großer Bedeutung sicherzustellen, dass diese Beschaffungen gemäß den zuvor festgelegten Plänen und Budgets erfolgen und die Zustimmung der zentralen Organisationseinheiten erhalten. Eine enge Zusammenarbeit mit dem Einkauf ist hierbei unerlässlich. Des Weiteren ist anzumerken, dass das Unterlassen von Lizenzbeschaffungen den einfachsten und effektivsten Weg darstellt, Unternehmensressourcen einzusparen und die Softwarenutzung zu optimieren. Wenn der Einkauf ebenso die Notwendigkeit von Beschaffungen in Frage stellt und alternative Lösungen prüft, können bis zu 100 % Einsparungen durch Kostenvermeidung erreicht werden.

Die Lieferung und Inventarisierung von Softwarelizenzen sind entscheidende Schritte im Lizenzmanagement. Eine gründliche Prüfung der gelieferten Lizenzen gewährleistet ihre Vollständigkeit und Übereinstimmung mit den Anforderungen. Die Erfassung in einem Inventarsystem ermöglicht eine effiziente Verwaltung im gesamten Unternehmen, was Engpässe, Doppelkäufe oder ungenutzte Lizenzen identifiziert und Kosten reduziert. Qualifizierte SAM-Tools sind unerlässlich, um Lizenzbilanzen korrekt abzubilden und Lizenzmodelle übersichtlich darzustellen. Darüber hinaus stellen wir Immer häufiger fest, dass Unternehmen eigene SAM-Tools entwickeln, um ihre Individuellen Anforderungen, die von proprietärer Software nicht erfüllt werden, zu berücksichtigen.  Die Einbindung des Lizenzmanagements in den Lieferprozess ist entscheidend, um eine lückenlose Dokumentation zu gewährleisten und eine effektive Verwaltung sicherzustellen.

Die Bereitstellung von Softwarelizenzen ist ein entscheidender Moment, jedoch auch eine komplexe Aufgabe. Je nach Automatisierungsgrad kann dieser Prozess mehr oder weniger automatisch ablaufen, wobei selten benötigte Produkte oft zur Herausforderung werden. Dezentrale Verwaltung solcher Nischenprodukte erschwert den Zugriff auf benötigte Informationen. Das Freigabemanagement ist ein weiterer wichtiger Aspekt, der vor der Installation geklärt werden muss, um Compliance-Verstöße und Kosten zu vermeiden. Eine unzureichende Vorbereitung kann letztendlich zu höheren Kosten führen und den ursprünglichen Einsparungsaspekt zu Nichte machen.

Nach der Installation nutzen Anwender die Software regelmäßig, was eine Chance für Lizenzmanager darstellt, ihre Expertise zu zeigen, insbesondere in Zusammenarbeit mit dem IT-Controlling, um Transparenz über den Softwareverbrauch und die damit verbundenen Kosten zu schaffen. Dabei sind geeignete Verrechnungsmethoden und Awareness-Maßnahmen wichtig, um die Anwender für einen verantwortungsbewussten Umgang zu sensibilisieren. Die Produktmanager und Key User sind dabei entscheidende Unterstützer bei der Interpretation des Softwareverbrauchs, der frühzeitigen Erkennung von Fehlverhalten und Engpässen sowie der Identifizierung von Optimierungspotenzialen. Hierbei kann sowohl das SAM-Tool als auch die SAM-Organisation ihre Effektivität unter Beweis stellen und die Unternehmensprozesse umfassend unterstützen.

Das Software Asset Management hat in der Regel keinen direkten Einfluss auf das Ende eines Softwarelebenszyklus. Dennoch kann es durch gezielte Maßnahmen auch in dieser Phase einen positiven Beitrag leisten. Beim Rückbau ist eine besonnene Vorgehensweise unerlässlich, um sicherzustellen, dass historische Daten erhalten bleiben. Viele Hersteller bieten attraktive Möglichkeiten zur Reaktivierung alter Lizenzen. Diese Phase des Lebenszyklus eröffnet die Gelegenheit, vergangene Entscheidungen zu überdenken und künftige Strategien zu optimieren. Durch eine gründliche Analyse und Planung können Unternehmen besser auf zukünftige Veränderungen vorbereitet sein und effektiver mit den Herausforderungen des Softwaremanagements umgehen. Somit zeigt sich, dass das Software Asset Management nicht nur während des aktiven Betriebs, sondern auch am Ende des Lebenszyklus einen wichtigen Beitrag zur effizienten Ressourcennutzung und Kostenoptimierung leisten kann.

Die KI-Trends der Gegenwart und Zukunft werden die Arbeit von Software Asset Managern zunehmend unterstützen. Dennoch wird es immer die Aufgabe sein, flexibel auf Veränderungen zu reagieren, Effizienz zu maximieren und Compliance sicherzustellen. Der Lebenszyklus von Software bleibt hierbei höchstwahrscheinlich gleich und das Achten auf Details wird immer zum Aufgabenbereich des Software Asset Managers gehören.

Autor: Volker Albrich