SAM Awareness: Der unterschätzte Gamechanger?

Fast jeder kennt es: Im beruflichen Alltag sind es in der Regel mehrere Themen und Ziele, die eine Abteilung im Blick behalten muss. Dies hat oft zur Folge, dass Lizenz-Compliance und die Effizienz von Softwarekosten im Tagesgeschäft nicht hinreichend Berücksichtigung finden. Um dieser Problematik entgegenzutreten und die erforderliche Sensibilisierung herzustellen, gibt es eine Lösung: SAM Awareness.

Im August haben wir mit der Special Interest Group Software Asset Management & Licensing von VOICE e.V. einen Erfahrungsaustausch zu SAM Awareness Maßnahmen durchgeführt. Der folgende Artikel fasst die Erkenntnisse aus diesem Austausch zusammen.

Awareness ist das Bewusstsein für bestimmte Risiken, Themen oder Herausforderungen innerhalb des Unternehmens. Die Mitarbeiter sollen nach SAM-Awareness Maßnahmen die Herausforderungen des Software Asset Management verstehen und aus dem gewonnenen Verständnis die richtigen Verhaltensweisen im Arbeitsalltag ableiten und umsetzen.  Dies soll mittel- bis langfristig zur Lizenz-Compliance und Kosteneffizienz im Unternehmen beitragen und das Software Asset Management in seiner Zielerreichung unterstützen.

Doch wie setzt man solche Maßnahmen effektiv um? Auf welcher Ebene setzt man an? Wie merkt man, dass die Awareness Maßnahmen Erfolg hatten? Diese Fragen und weitere haben wir besprochen.

Zur Erreichung von Awareness sind kontinuierliche Maßnahmen erforderlich. Es empfiehlt sich daher ein Top-Down-Ansatz, damit der Awareness Prozess strategisch etabliert wird. Das kann z.B. durch Richtlinien und regelmäßige Reportings erfolgen.

Ob statische oder dynamische Inhalte, ob Eigenkonsum oder Interaktives Format: Bei den konkreten Maßnahmen sind der Kreativität keine Grenzen gesetzt! Als Best Practices empfehlen sich neben Klassikern wie Newsletter und Schulungen auch integrierte Ansätze, wie die Einbindung in den Softwarebeschaffungsprozess. Aber auch dedizierte Kampagnen für bestimmte Produkt- oder Zielgruppen können zu Lizenz- und Kosteneinsparungen führen. Auch ein Lizenzaudit mit anschließender Reflexion kann zur gewünschten Sensibilität führen. Gamifications können einen Anreiz schaffen sich mit den Themen intensiver auseinander zu setzen. Gekoppelt an bestimmte KPIs kann so durch ein Ranking eine höhere Motivation der Mitarbeiter erzielt werden und dadurch Kostenoptimierung, ohne ständig selbst aktiv werden zu müssen.

Ein weiterer Punkt, der für langfristigen Erfolg wichtig ist, ist die Häufigkeit der Maßnahmen. Mehr als die Hälfte der vertretenen Unternehmen führen entsprechende Maßnahmen mindestens einmal im Jahr durch. Dabei halten sich zwischen einmal pro Jahr und einmal pro Quartal durchgeführte Initiativen die Waage. Grundsätzlich gilt: Je nach Dringlichkeit, Maßnahme und Erfolg muss man den Prozess häufiger wiederholen. Nur so kann man sicherstellen, dass die Themen bei den Stakeholdern und Mitarbeitern auf der Agenda bleiben.

Und wie misst man am Ende den Erfolg? Hier herrscht ein klarer Konsens: Die Messung gestaltet sich in vielen Fällen schwierig. Teilweise ist eine Verbesserung nur über indirekte Indikationen (wie z.B. der Rückgang von Lizenzierungsfragen) zu messen oder es fehlen Kapazitäten und Ressourcen zur Nachverfolgung in den SAM-Abteilungen. Hier zeigt sich der Vorteil von interaktiven Maßnahmen: Sie lassen sich meist der Zielgruppe zuordnen und deren Erfolg ist dadurch besser und direkter messbar.

Idealerweise werden im Rahmen der Maßnahmenplanung bereits geeignete KPIs definiert, über die eine Messung im Nachgang erfolgen kann.

Wie aus diesem Austausch ersichtlich wird gibt es viele Möglichkeiten eine SAM Awareness im Unternehmen zu schaffen. Die Wahl der Ziele, Zielgruppen und Maßnahmen sind hierbei maßgeblich für den Erfolg und sollten daher gut durchdacht werden.

Sollten Sie weitere Fragen zur Thematik haben oder vielleicht sogar eine Awareness Maßnahme planen, sprechen Sie uns gerne an. Mit unserer langjährigen Erfahrung unterstützen wir Sie gerne dabei Awareness für Software Asset Management langfristig in Ihrem Unternehmen zu etablieren!

Verfasser: Julius von Erdmannsdorff