Die Auswirkungen von Remote-Arbeit auf das IT Lizenzmanagement
Veränderungen durch die Remote-Arbeit
Es ist ja nicht gerade so, dass nur die Pandemie Remote-Arbeit auf die Tagesordnung in vielen Unternehmen gebracht hat. Jedoch war die Möglichkeit vor 2020, von Zuhause aus zu arbeiten, eher ein Privileg, das Mitarbeitenden oft nur auf Grund besonderer Umstände und nicht selten nach Einzelfallprüfung gewährt wurde. Die Ereignisse der Pandemie haben diese Dynamik verändert, und Remote-Arbeit zu einem alltäglichen Arbeitsmodell gemacht – vor allem für Computer-Arbeitsplätze. Einige früher schwer lösbare und vor allem kaum kontrollierbare Voraussetzungen sowie Herausforderungen an einen Remote-Arbeitsplatz wurden zu Beginn der Pandemie plötzlich gelöst und seither sukzessive nachgebessert. Dazu gehören unter anderem die Ausstattung und Ergonomie des Remote-Arbeitsplatzes, die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien oder gesetzlichen Vorschriften, oder aber auch die Sorge um die Einsehbarkeit von Unternehmensdaten im privaten Umfeld.
Herausforderungen für das Lizenzmanagement
Zwei Jahre vor der Pandemie wurde ich einmal gefragt, ob die umfassende Einführung von Remote-Arbeit aus Sicht des Lizenzmanagement problematisch sei. Tatsächlich gab es eine Reihe von Herausforderungen, die mir in diesem Kontext sofort in den Sinn kamen. Dazu gehörten damals:
- Anpassung der Lizenzmodelle: Mit der Verlagerung auf Remote-Arbeit müssen Unternehmen ihre Lizenzmodelle möglicherweise anpassen, um den neuen Arbeitsbedingungen gerecht zu werden. Dies kann zu steigenden Kosten führen.
- Zusätzliche benötigte Lizenzen: Remote-Arbeit erfordert möglicherweise den Einsatz zusätzlicher Softwarelizenzen, um den Zugriff und die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden zu ermöglichen. Dies kann zu einer weiteren finanziellen Belastung führen.
- Erweiterung der Software und Infrastruktur: Remote-Arbeit erfordert oft den Einsatz von VPNs, Sicherheitslösungen und Kollaborationstools. Unternehmen müssen möglicherweise ihre Softwarelandschaft erweitern, was zu zusätzlichen Kosten führen kann.
- Transparenz und Analysemöglichkeiten: Die Arbeit außerhalb des firmeneigenen Netzwerks kann die Transparenz und Analysemöglichkeiten im Lizenzmanagement erschweren. Es ist eine Herausforderung, den Überblick über Lizenzen und Compliance aufrechtzuerhalten.
Für besonders aufwendig hielt ich damals die anstehenden und nach meiner Auffassung erforderliche Einzelfallprüfungen. Ich konnte sie nicht weg dividieren. Das Projekt verlief sich im Sand – Remotearbeit wurde nur in Einzelfällen und wenn wirklich erforderlich implementiert.
Die Pandemie und der Umschwung für Remote-Arbeit
Im Jahr 2020 zwang die Pandemie die meisten Unternehmen dazu, über Nacht und flächendeckend auf Remote-Arbeit umzustellen. Vor-Ort-Arbeit war zeitweise nur in Notfällen erlaubt. Diese plötzliche Veränderung war eine große Chance für viele Softwarehersteller, und rückblickend frage ich mich, was damals in den Strategiemeetings der Softwarehersteller besprochen und ausgetüftelt wurde.
Während die Aktienkurse von TeamViewer und Zoom in die Höhe schossen, stellte Microsoft das Kommunikationstool „Microsoft Teams“, das eigentlich als Teil von Office 365 erworben werden muss, kostenlos zur Verfügung. Jared Spataro, Corporate Vice President für Microsoft 365, schrieb damals zu den Beweggründen im Microsoft-Blog: „Indem wir Teams so vielen Menschen wie möglich zur Verfügung stellen, wollen wir die öffentliche Gesundheit und Sicherheit unterstützen.“ Dieses soziale, Engagement war kein Einzelfall; viele andere Softwarehersteller boten ähnliche Aktionen. Das verdient Anerkennung – auch wenn diese kostenfreien Maßnahmen nur befristet waren.
Steigende Softwarekosten für Unternehmen
Wie Microsoft stellten zahlreiche Softwarehersteller zunächst kurzfristige, häufig kostenfreie Lösungen bereit, um Remote-Arbeit zu ermöglichen. Der anhaltende Trend der Remote-Arbeit veranlasste Selbige wiederum ihre Nutzungsbedingungen und Lizenzmodelle zu überdenken und sie an die sich entwickelnde Remote-Arbeitslandschaft anzupassen. Klauseln wurden aufgenommen, die speziell auf die Fernnutzung zugeschnitten sind. Einige Softwareanbieter haben sogar technische Maßnahmen zur Einschränkung des Fernzugriffs integriert und zwingen so Unternehmen, aber auch öffentliche Einrichtungen, ihre bestehenden Lizenzmodelle zu ändern. Dies beinhaltet typischerweise den Übergang zu benutzerbasierten Lizenzen, was die finanzielle Belastung und die administrative Komplexität im Zusammenhang mit der Verwaltung von Softwaresystemen erhöht.
Fazit
Die Vorteile der Remote-Arbeit sind unbestreitbar, aber als verantwortungsbewusste Lizenzmanager:innen ist es unsere Aufgabe, Unternehmen dabei zu unterstützen, Compliance zu gewährleisten, Potentiale zu erkennen und unnötige Kosten zu vermeiden. Dies erfordert eine genaue Betrachtung der Herausforderungen, die mit der Remote-Arbeit einhergehen. Durch eine gezielte Anpassung der Lizenzmodelle, effektives Lizenzmanagement und klare Richtlinien können Unternehmen die Vorteile der Remote-Arbeit maximieren.
Wenn Sie Fragen haben, oder Unterstützung benötigen, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Wir sind gerne für Sie da.
Verfasser: Volker Albrich