Microsoft Teams (Standard & Premium) – Was ist aus Lizenzmanagement-Perspektive zu beachten?

Microsoft Teams hat sich als Tool für die Zusammenarbeit in Unternehmen etabliert. Neben der geläufigen Standard Lizenz wird auch eine Premium Lizenz mit erweiterten Features von Microsoft angeboten. Doch wie genau werden die Standard- und Premium-Lizenzen angeboten und was hat sich in der letzten Zeit geändert? In diesem Blogbeitrag werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Lizenzierungsoptionen, die Hintergründe der jüngsten Änderungen und die erweiterten Funktionen der Premium Lizenz. Erfahren Sie, wie eine Entscheidung der Europäischen Kommission die Verfügbarkeit von Teams beeinflusst hat und welche Vorteile die Premium Lizenz für Unternehmen bieten kann.

Die Microsoft Teams Standard Lizenz ist sowohl als eigenständige Lizenz („Standalone-Lizenz“) als auch als Teil der Microsoft 365 Suiten erhältlich. Ursprünglich und bis vor etwa einem Jahr wurde die Teams Standard Lizenz nicht als Standalone-Lizenz von Microsoft angeboten. Im Oktober letzten Jahres änderte sich dies jedoch aufgrund der folgenden Hintergründe.

Am 27. Juli 2023 leitete die Europäische Kommission ein förmliches Verfahren ein, um zu prüfen, ob Microsoft gegen die EU-Wettbewerbsvorschriften verstoßen hat, indem es Microsoft Teams mit seinen Office 365 und Microsoft 365 Suiten bündelte. Dieses Verfahren resultierte aus einer Klage, die von Wettbewerbern eingereicht wurde, die argumentierten, dass die Bündelung von Teams mit der M365/O365 Suite den Wettbewerb im Markt für Kollaborationssoftware beeinträchtige. Infolgedessen kündigte Microsoft am 31. August 2023 an, dass Teams ab dem 1. Oktober 2023 in der Europäischen Union und der Schweiz auch als Standalone-Lizenz angeboten wird. Im Oktober 2023 weitete Microsoft das Angebot der Standalone-Lizenz weltweit aus. Neukunden wird mittlerweile die Teams Lizenz nur noch als Standalone-Lizenz angeboten, während bestehenden Kunden die Wahlmöglichkeit zwischen Teams als Teil der M365/O365 Suite und Teams als Standalone-Lizenz haben.

Die Microsoft Teams Premium Lizenz dagegen, welche seit dem 01.02.2023 angeboten wird, ist eine sogenannte Add-on-Lizenz, die zusätzliche Funktionen und erweiterte Möglichkeiten bietet, um die Nutzung von Microsoft Teams zu optimieren. Sie ist somit nur in Verbindung mit einer Teams Standard Lizenz (Standalone oder als Teil einer M365/O365 Suite) erhältlich.

Die Teams Premium Lizenz bietet eine Vielzahl von erweiterten Funktionen, die sich in verschiedene Themenbereiche kategorisieren lassen. Zu den erweiterten Meeting-Funktionen gehören Live-Übersetzungen, die automatische Übersetzungen (Untertitel) von Unterhaltungen in Echtzeit ermöglichen, sowie erweiterte Analysen, die detaillierte Berichte und Analysen zu Meeting-Aktivitäten bereitstellen. Im Bereich Sicherheit und Compliance bietet die Premium Lizenz zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für vertrauliche Meetings und erweiterte Compliance-Funktionen, die Tools zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien umfassen. Ein weiterer Bereich ist die Personalisierung und Anpassung. Hierzu gehören Branding-Optionen, die es ermöglichen, die Benutzeroberfläche mit Firmenlogos und Farben anzupassen, sowie erweiterte Meeting-Optionen, die zusätzliche Einstellungen für die Organisation von Meetings bieten.

Mit der allgemeinen Verfügbarkeit von Teams Premium im Februar 2023 hat Microsoft einige Funktionen, die zuvor in der Teams Standard Lizenz enthalten waren, in die Teams Premium Lizenz verschoben. Bereits bei der Einführung der Features im Rahmen der Standard Lizenz wurde seitens Microsoft angekündigt, dass diese Funktionen in Zukunft nur in Teams Premium verfügbar sein werden.

Zu den verschobenen Funktionen gehören erweiterte Webinar-Funktionen. Diese Tools ermöglichen es Unternehmen, große Online-Veranstaltungen zu organisieren und durchzuführen. Mit den erweiterten Webinar-Funktionen können Organisatoren detaillierte Einladungen und Erinnerungen versenden, Teilnehmerlisten verwalten und interaktive Elemente wie Umfragen und Q&A-Sessions integrieren. Diese Funktionen sind besonders nützlich für Unternehmen, die regelmäßig große Meetings oder Schulungen durchführen. Ein weiteres Feature, das in die Premium Lizenz verschoben wurde, sind die erweiterten Aufzeichnungsoptionen. Während die Standard Lizenz grundlegende Aufzeichnungsfunktionen bietet, ermöglicht die Premium Lizenz eine umfassendere Aufzeichnung und Speicherung von Meetings. Nutzer können Meetings in höherer Qualität aufzeichnen, längere Aufzeichnungen speichern und erweiterte Bearbeitungsoptionen nutzen.

Innerhalb der Teams Premium Lizenz gibt es drei verschiedene Benutzerrollen.

- Der Organisator ist verantwortlich für die Planung und Verwaltung von Meetings und kann alle erweiterten Funktionen nutzen und Einstellungen vornehmen.

- Der Teilnehmer nimmt an Meetings teil und kann auf bestimmte erweiterte Funktionen zugreifen, die vom Organisator freigegeben wurden.

- Der Administrator verwaltet die gesamte Teams-Umgebung und stellt sicher, dass alle Sicherheits- und Compliance-Richtlinien eingehalten werden. Er hat Zugriff auf alle administrativen Funktionen und Berichte.

Microsoft Teams prüft, ob eine Premium Lizenz verfügbar ist und welche Rolle dem Benutzer zugewiesen ist. Es gibt einige Features, die der Organisator mit einer Premium Lizenz allen Teilnehmenden (auch ohne Premium Lizenz) für die Dauer der Veranstaltung zur Verfügung stellt oder zur Veranstaltung „mitbringt“. Andere Features können nur von Teilnehmenden mit eigener Premium Lizenz genutzt werden. Besitzt der Organisator selbst keine Teams Premium Lizenz, die jeweiligen Teilnehmenden aber schon, so können berechtigte Teilnehmende die Premium-Features trotzdem nutzen. Einige Premium-Features müssen zunächst im Teams Admin Center konfiguriert werden, bevor sie den Teilnehmenden zur Verfügung stehen. Hierzu gehören bspw. die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Meetings mit mehr als 2 Teilnehmenden, das Hinzufügen von Wasserzeichen zu Meetings und das Verhindern des Kopierens und Einfügens in Meeting-Chats.

Die Microsoft Teams Premium Lizenz bietet erweiterte Funktionen, die über die Standard Lizenz hinausgehen. Durch die klare Trennung der Benutzerrollen innerhalb von Teams Premium stellt Microsoft sicher, dass die jeweiligen Rollen auch Zugriff auf die entsprechenden Funktionen haben. Insgesamt ermöglicht die Teams Premium Lizenz umfangreichere, sicherere und individuell anpassbare Nutzungsmöglichkeiten von Microsoft Teams. Zu prüfen ist allerdings auch hier, ob die Premium-Funktionen im Unternehmen wirklich gebraucht werden und wenn ja, welchen Nutzer:innen diese zur Verfügung gestellt werden soll.

Nutzen Sie im Unternehmen die Teams Version, die Sie wirklich brauchen? Gerne unterstützen wir Sie bei Fragen rund um die Lizenzierung von Microsoft Produkten.

Autor: Lennart Hollweg