KPI im Software Asset Management
Softwarelizenzen und digitale Assets sind in der heutigen Geschäftswelt unverzichtbar. Die Verwaltung und Optimierung dieser Assets stellen jedoch Unternehmen vor vielfältige Herausforderungen, insbesondere die Intransparenz der IT-Servicekosten und ineffiziente Nutzung von Softwarelizenzen. Im Software Asset Management sind klare Informationen und effektive Entscheidungsgrundlagen entscheidend, um diese Herausforderungen zu bewältigen. Dieser Beitrag verdeutlicht die Bedeutung von Key Performance Indicators im SAM und zeigt, wie sie Unternehmen dabei unterstützen können, ihre Softwarenutzung zu optimieren und Kosten zu senken.
Der Kauf jeder Lizenz für Ihr Unternehmen führt zu Kosten, unabhängig davon, ob die Lizenz genutzt wird oder nicht. Beim Lizenzmanagement sollte daher nicht nur das Ziel sein, Risiken aufgrund von Unterlizenzierung zu vermeiden, sondern auch durch transparente Verfahren einen umfassenden Überblick über vorhandene Lizenz- und Software-Bestände zu gewährleisten. Die aktuellen Herausforderungen im Software Asset Management sind komplexer denn je. Hersteller passen fortlaufend ihre Lizenzmodelle an, während einige Produkte den Kauf als Teil eines umfassenden Pakets erfordern. Dies führt zu einer undurchsichtigen Lage für Unternehmen. Ohne klare Informationen besteht das Risiko, dass Unternehmen ineffiziente Neuanschaffungen tätigen.
Doch wie können SAM-Teams sicherstellen, dass sie fundierte Entscheidungen treffen? Der Schlüssel liegt darin, auf Vergleichswerte zurückzugreifen. Indem die richtigen Indikatoren genutzt werden, können SAM-Teams den optimalen Pfad identifizieren und ihre Entscheidungen auf solide Grundlagen stellen.
Im Software Asset Management sind bestimmte KPIs unerlässlich, um die Effizienz und Rentabilität der Softwarenutzung zu bewerten. Diese KPIs bieten nicht nur Einblicke in die aktuelle Nutzung von Softwarelizenzen, sondern ermöglichen es auch, Risiken zu identifizieren und Optimierungspotenziale zu erschließen. Im Folgenden werden einige wesentliche KPIs näher erläutert:
Lizenznutzungsgrad:
Verhältnis zwischen genutzten und verfügbaren Softwarelizenzen.
Hoher Wert: effiziente Nutzung, niedriger Wert: ungenutzte oder untergenutzte Lizenzen.
Lizenzeffizienz:
Vergleicht die benötigten Lizenzen mit den tatsächlich genutzten Lizenzen. Hierbei wird geprüft, ob die richtige Edition beschafft wurde oder ob eine Überdimensionierung der Edition vorliegt (z. B. Standard- vs. Pro-Version). Hierbei wird die Frage geklärt: Hat der User die passende Edition? Wäre für seine Tätigkeit auch eine Standard-Version ausreichend?
Ausschöpfungsgrad:
Misst das Verhältnis zwischen verfügbaren Lizenzen im Lager und tatsächlich genutzten Lizenzen. Ein gewisser Sicherheitsbestand ist ratsam, um ad hoc Bedarfe zu decken. Diese Kennzahl sollte auf Produktebene geprüft und für jedes Produkt individuell angepasst werden.
Diese KPI dienen als wichtiger Leistungsindikatoren auf Produktebene, um die Wirksamkeit des SAM zu beurteilen und gezielte Maßnahmen zur Verbesserung der Softwarenutzung und -verwaltung zu ergreifen.
Beispiele aus der Praxis:
Gegen Ende des ersten Quartals stand bei einem Kunden die Verlängerung der Wartungsverträge mit dem Hersteller Vector an. Durch eine detaillierte Analyse des Portfolios, unter Einbeziehung der Kennzahlen Lizenznutzungs- und Ausschöpfungsgrad, konnten wir die jährliche Wartungsgebühr um 11% senken.
Bei der Überprüfung des Lagerbestands stellten wir fest, dass der Lizenznutzungsgrad sehr gering war. Daraufhin kündigten wir die Wartungsverträge für Lizenzen, die längere Zeit nicht mehr im Einsatz waren und trotz des erwarteten Geschäftsanstiegs nicht genutzt würden.
Das zweite Beispiel betrifft die Verlängerung von IBM-Produkten. Durch eine Nutzeranalyse konnten wir Einsparungen von 29% erzielen.
Mit einem SAM-Tool haben wir das Nutzungsverhalten der Lizenzen über die letzten 9 Monate untersucht. Dabei stellten wir fest, dass selbst während der Spitzenauslastungszeiten weniger Lizenzen ausreichen als ursprünglich angenommen. Parallel dazu haben wir den Bestand analysiert und festgestellt, dass auch hier Lizenzen seit Längerem nicht genutzt wurden. Insgesamt wurde das Portfolio bei diesem Hersteller verschlankt, wobei ein Sicherheitsbestand beibehalten wurde, um Neukäufe zu vermeiden.
Diese Maßnahmen führten nicht nur zu einer Kostenreduktion, sondern auch zu einer besseren Nutzung der verbleibenden Lizenzen, was die Effizienz insgesamt steigerte.
Diese Beispiele verdeutlicht den praktischen Nutzen von KPIs im SAM-Bereich. Durch gezielte Überwachung und Analyse dieser Kennzahlen können nicht nur Kosten gesenkt, sondern auch die Effizienz und Rentabilität der Softwarenutzung erheblich verbessert werden.
Abschließend ist es wichtig zu betonen, dass es notwendig ist, die definierten KPIs regelmäßig zu überprüfen und eine kritische Selbstanalyse durchzuführen. Ohne entsprechende Maßnahmen nach der Analyse sind die erfassten Zahlen von geringem Nutzen.
Verfasser: Khalid Abu Nemah