Entwicklung eines Konzeptes für ein Knowledge Management System
"Unsere Beschäftigten sind unser wertvollstes Kapital" ist eine recht geläufige Phrase, die auf die Bedeutung von Wissen und Kompetenzen der Mitarbeitenden anspielt. Jede Organisation sollte dementsprechend danach streben, ein hohes Wissens- und Kompetenzniveau in einem Unternehmen zu erreichen. Doch wie kann sie den Grad dieses Niveaus beeinflussen?
Was ist ein Knowledge Management System (KMS)?
Eine mögliche Lösung bietet ein Knowledge-Management-System.
Bei einem KMS handelt es sich um ein (IT-unterstütztes) System zur Sammlung, Strukturierung, Verwaltung und Verbreitung von Wissen innerhalb einer Organisation. Wissen kann in zwei Formen existieren: implizit und explizit. Implizites Wissen bezeichnet nicht formalisiertes Wissen, also jene Informationen oder Fähigkeiten, welche nicht formal dokumentiert sind. Explizites Wissen hingegen ist formell dokumentiert, z.B. niedergeschrieben in einem Word-Dokument.
Je mehr Wissen in impliziter Form in einer Organisation existiert, also nicht formell dokumentiert oder schlecht strukturiert ist, desto ineffizienter wird eine Organisation handeln. Bei Abgängen von Beschäftigten droht entsprechend ein sogenannter „Brain-Drain“, der unumkehrbare Verlust von Fachwissen. Die Bildung von Wissen bei neuen Angestellten gestaltet sich zudem zeitaufwändiger, weil dieser zunächst Wissen sammeln muss, z.B. indem er proaktiv erfahrene Kolleg:innen fragt und dieses Wissen weiter strukturieren muss.
Ziel eines Knowledge Management Systems ist es, das Wissen und die Kompetenzen der Beschäftigten einer Organisation nutzbar zu machen, um die wirtschaftliche Effizienz zu steigern.
Unterschätzte Komplexität bei Konzeption und Einführung eines KMS
Ein KMS ist ein ganzheitliches Zusammenspiel aus Prozessen, Softwarelösungen und Belegschaft, welches individuell auf eine Organisation abgestimmt werden und schließlich reifen muss. Dies führt zwangsläufig zu einem hohen Maß an Komplexität, unabhängig von der Größe der Organisation, was besonders bei der Einführung zu einer Vielzahl an Herausforderungen führt.
Für den Aufbau eines Knowledge-Management-Systems sollte im ersten Schritt der IST-Zustand des derzeitigen KMS durch eine Analyse erhoben werden. Dies umfasst die Identifikation relevanten Wissens und Kompetenzen. In Kombination mit den Anforderungen, die anschließend erhoben werden sollten, können realistische Ziele für das zukünftige KMS definiert werden. Diese legen das Fundament für die Phase der Konzeption, in welcher der Soll-Zustand skizziert wird. Bei der Konzeption besteht die Herausforderung vor allem darin einen geeigneten Trade-Off zwischen der Funktionsvielfalt, Usability/Performance und den Kosten zu finden. Hier kann es helfen, die Anforderungen der zukünftigen Nutzenden zu kategorisieren und diese Klassen im Anschluss zu priorisieren. Zeitgleich sollten bei der Priorisierung der Anforderungen, die damit verbundenen zukünftigen Aufwände verdeutlicht werden. Die folgenden Schritte umfassen die Implementierungsplanung und -durchführung sowie final den Go-Live.
Unsere mehrjährigen Projekterfahrungen im Knowledge-Management zeigen, dass die Einführung eine große Komplexität darstellt. Davon auszugehen, dass ein funktionierendes KMS durch ein innovatives „Plug and Play“ Softwaretools eingeführt werden könnte, ist eine Illusion. Viele Organisationen ziehen sich daher unsere Erfahrungen in diesem Feld zu Rate. Sollten wir auch ihr Interesse geweckt haben, kontaktieren Sie uns gerne für ein persönliches Beratungsgespräch.
Verfasser: Jan Butt