Effektive Kommunikation und Zusammenarbeit mit Stakeholdern im Software Asset Management (SAM)
Die Zusammenarbeit und Kommunikation mit Stakeholdern ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg von Software Asset Management (SAM) Projekten. Denn ohne sie können SAM-Initiativen ins Stocken geraten und sogar scheitern. Entsprechend ist es umso wichtiger die unterschiedlichen Interessen, Erwartungen und Anforderungen der Beteiligten eines SAM Projektes zu kennen und sie zu steuern.
Bei COMPLION haben wir aus unseren Projekterfahrungen verstanden, warum Stakeholder-Kommunikation im SAM so wichtig ist, welche Herausforderungen auftreten können und wie Unternehmen diese überwinden können.
Bedeutung der Stakeholder-Kommunikation
Software Asset Management geht weit über die Verwaltung von Lizenzen hinaus – es erfordert strategische Entscheidungen, die das gesamte Unternehmen beeinflussen. Eine effektive Kommunikation mit Stakeholdern stellt sicher, dass SAM Projekte den Bedürfnissen und Anforderungen der Beteiligten entsprechen, transparenz geschaffen wird und langfristige Beziehungen aufgebaut werden, die eine gute Zusammenarbeit sicherstellen.
Projektinsight:
In einem Projekt zur Formalisierung und Erneuerung eines SAM Organisationsmodells, haben wir für die Stakeholder-Kommunikation ein eigenes Arbeitspaket definiert. Im Rahmen dessen haben wir zunächst eine Stakeholder-Analyse durchgeführt, wobei wir alle relevanten Stakeholder identifiziert und dann entsprechend ihrer Bedürfnisse, Anforderungen und ihres Einflusses auf das Projekt eingeordnet haben. Auf Basis dieser Analyse haben wir ein Zusammenarbeitsmodell entwickel. Darin haben wir definiert wie und zu welchem Thema wir mit jedem Stakeholder kommunizieren und im Projekt zusammenarbeiten. Bei der Umsetzung des Zusammenarbeitsmodells haben wir verschiedene Formate zur Kommunikation verwendet, u.a. :
Kick-Off Meetings, regelmäßige Statuscalls mit Projektleitung (Jour Fixe), Reportings für das Management, Austausch zur Ideengebung, Feedback und Qualitätssicherung mit internen, externen Experten, Schulungen/Trainings/Workshops, Wiki-Artikel und -Webseiten für das Intranet und Newsletter.
Herausforderungen bei der Kommunikation und Zusammenarbeit mit Stakeholdern
Die Zusammenarbeit mit Stakeholdern ist oft komplex. Unterschiedliche Interessen, Kommunikationsstile und Prioritäten machen es zu einer Herausforderung, alle Beteiligten auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen.
In unserer Projektarbeit haben wir folgende Erfahrung gemacht:
Blockierer und Verzögerer: Werden Stakeholder nicht ausreichend einbezogen oder fühlen sich übergangen, können sie Projekte aktiv behindern – insbesondere, wenn sie für den Erfolg entscheidend sind.
Unterschiedliche Erwartungen: Die Stakeholder und Stakeholdergruppen haben unterschiedlichen Erwartungen und Interessen. Diese gilt es zu erkennen und zu managen, sodass keine Konflikte entstehen.
Informationsüberflutung: Die Vielzahl an Kommunikationskanälen (E-Mail, Teams, Wikis, SharePoint) erschwert es, relevante Informationen zielgerichtet zu vermitteln. Zudem muss berücksichtigt werden, dass ggf. nicht alle Stakeholder über einen Kommunikationskanal erreicht werden können.
Best Practices für effektive Kommunikation
Aus unserer Beratungspraxis haben wir bewährte Ansätze entwickelt, die wir in Projekten anwenden:
Zielgruppengerechte Ansprache: Die Kommunikation muss auf Interessen und Bedürfnisse der spezifischen Zielgruppe zugeschnitten sein. Dafür müssen die Bedürfnisse und Interessen aller Stakeholder zunächst erfasst werden, im Idealfall über eine Stakeholder-Analyse.
Transparenz: Ehrliche, eindeutige und präzise Kommunikation von Informationen tragen dazu bei, Vertrauen aufzubauen und Missverständnisse zu vermeiden.
Häufigkeit: Stakeholder sollten entsprechend ihrer Bedeutung für das Projekt und ihren Erwartungen regelmäßig informiert werden, um das Vertrauen und Unterstützung zu sichern.
Aktives Zuhören: Im Austausch mit Stakeholder sollten diese die Möglichkeit haben, ihre Meinung zu teilen und Rückmeldungen zu geben. Neben der Berücksichtigung der identifizierten Punkte bietet es sich an, Anforderungen, Erwartungen und Anmerkungen der Stakeholder zentral zu dokumentieren.
Fazit
Die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Stakeholdern sind ein zentraler Bestandteil von Software Asset Management – sie beeinflussen maßgeblich den Erfolg von SAM Projekten und Initiativen. Ziel ist es, die Interessen, Anforderungen und Wünsche der Stakeholder zu verstehen und zu managen, um die Zusammenarbeit zu fördern und die Projektziele zu erreichen.
Treten Sie gerne in den Austausch mit uns, falls Sie Interesse daran haben ihr Stakeholder-Management im Projekt zu verbessern.
Verfasser: Jan Philipsen