Die drei Hauptphasen des Vertragsmanagements - SAM Contract Management Training von COMPLION

Ein effektives Vertragsmanagement ist unerlässlich, um Risiken zu minimieren, Chancen zu nutzen und den Wert aus diesen Vereinbarungen zu maximieren.

Das SAM (Software Asset Management) Contract Management Training von COMPLION befasst sich unter anderem mit den drei Hauptphasen des Vertragsmanagement, die sich entlang des Lebenszyklus eines jeden Vertrags orientieren: Vertragserstellung, Vertragsüberwachung & -lenkung Vertragsbeendigung/-verlängerung.

In dem folgenden Blogbeitrag – welcher einen kleinen Ausschnitt aus Inhalten des SAM Contract Management Trainings widerspiegelt - werden die drei Hauptphasen des Software-Vertragsmanagements beschrieben, sowie die wichtigsten Ergebnisse und Dokumente einer jeden Phase zusammengefasst.

Die erste und wohl entscheidendste Phase ist die Vertragserstellung. Sie beginnt, sobald ein konkreter Bedarf festgestellt wird und endet mit der erfolgreichen Unterzeichnung des Vertrags. Zunächst geht es darum, den spezifischen IT-Bedarf genau zu definieren. Dieser Bedarf wird kategorisiert, und es wird eine erste Verhandlungsstrategie entwickelt. Ein wichtiger Schritt ist die Einholung der Genehmigung für die geplante Beschaffung. Anschließend werden die Ausschreibung und die Bewertungskriterien für die Angebote erstellt. Nach der Veröffentlichung der Ausschreibung oder der Einholung von Angeboten erfolgt deren Bewertung. Die Verhandlungsstrategie kann bei Bedarf angepasst werden, und die eigentlichen Verhandlungen werden geführt. Ziel ist es, einen final mitgeprüften Vertragsentwurf zu erstellen. Bevor der Vertrag in Kraft treten kann, müssen die erforderlichen Genehmigungen eingeholt und der Vertrag unterzeichnet werden. Eine gründliche Vertragsanalyse hinsichtlich Risiken, Rechten und Pflichten ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil dieser Phase. Der Vertrag wird kategorisiert, und die Vertragsdaten werden zentral dokumentiert. Abschließend erfolgt die Operationalisierung des Vertrags, und die Prozesse für Controlling, Claim- und Change-Management werden initialisiert.

Wichtige Ergebnisse und Dokumente dieser Phase sind:

Nachdem der Vertrag geschlossen ist, beginnt die zweite Hauptphase der Vertragsüberwachung & -lenkung. Hier geht es darum, die Einhaltung der Vereinbarungen sicherzustellen und auf Veränderungen zu reagieren. Ein zentraler Aspekt ist die Überwachung der Vertragserfüllung und der Anforderungen. Dazu gehört die Überwachung von Vertragsrisiken sowie die Beobachtung von Vertragserfüllung und -abweichungen. Festgestellte Abweichungen werden rechtlich, technisch und finanziell bewertet und kategorisiert. Ebenso wird die Bedarfsentwicklung im Auge behalten, um mögliche Änderungspotenziale zu identifizieren und diese ebenfalls rechtlich, technisch und finanziell zu bewerten. Sollten während der Vertragslaufzeit Ansprüche (Claims) entstehen, greift das Claim Management. Dies beinhaltet die Einreichung oder Abwehr von Claims, das Verhandeln einer Einigung, die Einholung der Genehmigung für die Einigung sowie die Übergabe der Einigung an die Organisation und die Berichterstattung über den Claim-Status inklusive der Dokumentenablage. Das Change Management umfasst die Einreichung und Genehmigung von Change Requests, die Verhandlung der Änderung, die Einholung der Genehmigung und Unterzeichnung der Änderung, die Dokumentation der Änderungshistorie, die Übergabe der Änderung an die Organisation sowie die Berichterstattung über den Change-Status und die zugehörige Dokumentenablage.

Wichtige Dokumente in dieser Phase sind:

Die dritte Hauptphase umfasst die Aktivitäten rund um das Vertragsende oder eine mögliche Verlängerung. Hier ist eine rechtzeitige Planung entscheidend. Zunächst müssen das Vertragsablaufdatum und mögliche Verlängerungsdaten überwacht werden. Auch der Status laufender Claims sollte im Blick behalten werden. Es erfolgt eine Analyse für eine mögliche Verlängerung, die rechtliche, technische und finanzielle Aspekte sowie mögliche Alternativen berücksichtigt. Im Falle einer Verlängerung werden die entsprechenden Dokumente erstellt und der Vertrag verlängert. Die Dokumentenablage wird entsprechend gepflegt, und das Ergebnis wird an die Organisation übermittelt. Im Falle einer Beendigung werden die notwendigen Schritte eingeleitet. Es kann ein Bestätigungsdokument über die vollständige Vertragserfüllung, geleistete Zahlungen und den Abschluss aller Claims erstellt und genehmigt werden. Es ist wichtig Lessons Learned zu dokumentieren und den Vertrag sowie alle relevanten Dokumente zu archivieren. Auch Deinstallationen, Datenexporte und die Umsetzung des Exits gehören zu dieser Phase.

Wichtige Dokumente dieser Phase sind:

Ein strukturiertes Vertragsmanagement, das sich an diesen drei Hauptphasen orientiert, ermöglicht es Unternehmen, ihre Verträge effektiv zu verwalten, Risiken zu minimieren und den größtmöglichen Nutzen aus ihren Vereinbarungen zu ziehen. Von der sorgfältigen Erstellung über die aktive Überwachung bis hin zur bewussten Entscheidung am Vertragsende – jede Phase trägt dazu bei, dass Verträge zu einem wertvollen Instrument für den Unternehmenserfolg werden.

Das SAM Contract Management Training von COMPLION bietet eine umfassende Schulung in den verschiedenen Aspekten des IT-Vertragsmanagements und Software Asset Managements. Inhaltliche Schwerpunkte können nach ihrem individuellen Bedarf im Unternehmen abgestimmt und gesetzt werden. COMPLION bietet neben diesem spezifischen Training ebenfalls Inhouse-Trainings zu verschiedenen weiteren Themen an. Wenn Sie noch auf der Suche nach einem geeigneten Training für 2025 sind und die Inhalte Ihr Interesse geweckt haben oder Sie Fragen zum Training haben, sprechen Sie uns gerne an (mail@complion.de).