Die Bedeutung von IT Asset Management bei Kosteneinsparungsprogrammen

Unter IT Asset Management versteht man die effiziente Steuerung von IT-Assets, wie Software, Hardware und auch Cloud-Ressourcen, über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Ziele sind neben dem IT Asset Tracking im Sinne der Transparenz, der kosteneffiziente Einsatz von IT-Ressourcen und die Senkung von IT-Risiken (z.B. innerhalb des Lizenzmanagements oder der IT-Sicherheit).

Entlang des Lebenszyklus von der Anforderung bis hin zur Ausmusterung sind unterschiedliche Bereiche involviert mit einer großen Anzahl an Schnittstellen. Diese reichen von Abteilungen mit stärker kommerziellem Fokus wie beispielsweise das Lizenz-, Provider- und Contract-Management über Portfolio-Management bis hin zum IT Service Management und Cyber Security. Bei der kommerziellen Betrachtung des IT Asset Management im Zuge von Kosteneinsparungsprogrammen ist eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit den Schnittstellen besonders wichtig.

Idealerweise erfolgt die Kostenoptimierung bereits im regulären Betrieb am Anfang des Lebenszyklus. Assets können gemäß einem Standard-Katalog für das Hardware- und Software-Portfolio ausgewählt und Bedarfe konsolidiert werden, um bei der Beschaffung die bestmöglichen Preise zur erzielen. Während der Ausbringung können bei der Wahl der optimalen Kombination von Software und Hardware bzw. Cloud-Ressourcen bereits Kosten bei den Lizenzen eingespart werden.

Im laufenden Betrieb sollten die Assets gezielt überwacht und verwaltet werden, um mithilfe aktueller Daten und Transparenz zu den eingesetzten Assets notwendige Anpassungen vornehmen zu können. Auf diese Weise können Risiken gesenkt, die Auslastung verbessert und Kosten eingedämmt werden, indem unnötige Käufe vermieden und Lizenz- sowie Supportkosten für überflüssige Ressourcen oder ungenutzte Instanzen gesenkt werden.

Abschließend ist auch das aktive Management im Rahmen der Ausmusterung von Bedeutung, um sicherzustellen, dass ungenutzte Instanzen, Geräte und Software deinstalliert werden und somit Kapazitäten und Lizenzen freigesetzt werden. Somit können mit gezielter Steuerung und Überwachung der IT-Assets entlang aller Phasen des Lebenszyklus Lizenz- und Betriebskosten sowie Compliance- und Sicherheitsrisiken gesenkt werden.

Doch ein effizientes IT Asset Management bringt auch einige Herausforderungen mit sich. Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches IT Asset Management sind möglichst genaue, vollständige und aktuelle Asset-Daten, die oftmals aus verschiedenen Quellen, wie z.B. Datenbanken, Cloud-Plattformen und ITSM-Systemen stammen. Doch die Komplexität der Daten aus verschiedenen Quellsystemen stellen oftmals eine große Hürde dar.  Nicht nur die technischen Schnittstellen stellen eine potenzielle Problemquellen dar, auch die Zusammenarbeit an den Schnittstellen mit den Verantwortlichen für die unterschiedlichen Phasen des Lebenszyklus und für die Quellsysteme kann schwierig sein. Die Verantwortlichen haben andere Prioritäten innerhalb ihres Aufgabenbereiches und die Zusammenarbeit mit dem IT Asset Management steht oftmals hintenan. Vorgaben und Prozesse sind hierbei entscheidend, um effizient agieren zu können und Rollen sowie Verantwortlichkeiten klar zu definieren.

 Darüber hinaus hat sich die IT-Infrastruktur in den letzten Jahren stark verändert. Mit zunehmender Nutzung der Cloud und Managed Services müssen Organisationen auch das IT Asset Management weiterentwickeln, um sich diesen Veränderungen anzupassen. Know-how und Best Practices befinden in diesem Bereich ebenfalls noch im Umbruch, worauf Gartner bereits in 2018 hingewiesen hat (Prepare Your IT Asset Management for 2020 (gartner.com). Die Flexibilität bei der Cloud- und Servicenutzung sowie die Dezentralisierung von Käufen und Installationen innerhalb der Organisation bringen zusätzliche Komplexität mit sich. Immer häufiger werden Software und andere IT-Assets ohne Wissen des IT Asset Managements beschafft, verwaltet und verwendet. Dies kann dazu führen, dass die Transparenz über die Assets teilweise verloren geht und die Schatten-IT wächst.

Viele Unternehmen durchlaufen stetig neue Kosteneinsparungsprogramme insbesondere aufgrund der aktuellen wirtschaftlichen Unsicherheit.

Hierbei ist ebenfalls das IT Asset Management gefragt, welches gezielt Kosteneinsparungspotenziale identifizieren kann. Im Idealfall werden die Kosten bereits im laufenden Betrieb optimiert, doch oftmals kann man mit dedizierten Maßnahmen weitere Kosteneinsparungspotenziale realisieren. Voraussetzung hierfür sind allerdings valide und aktuelle Daten und eine erfolgreiche Zusammenarbeit an den Schnittstellen, um definierte Maßnahmen umzusetzen. Unternehmen können beispielsweise Serverkonsolidierungen bzw. Optimierungen vorantreiben. Die Transparenz über das Nutzungsverhalten z.B. durch Software-Metering kann helfen, um ungenutzte Lizenzen und Instanzen durch Deinstallation freizusetzen.

Bei allen Bemühungen zur Kostenreduktion sollte dies jedoch nicht zulasten der strategischen Unternehmens- und IT-Entwicklung oder Innovation gehen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und sich auch zukünftig weiterzuentwickeln ist ein Gleichgewicht zwischen Kostenvermeidung und Innovation ausschlaggebend. Dazu kann z.B. auch eine Diversifizierung der Infrastruktur mit entsprechenden Mehrkosten gehören, um eine Situation des Vendor Lock-in zu vermeiden. Doch die Transparenz über die aktuelle Infrastruktur und bestehenden Assets ist auch für diese strategischen Entscheidungen von immenser Bedeutung. 

Verfasserin: Jessica Loi Müller