Software Asset Management als Triggerpunkt für Data Management
In der heutigen digitalen Ära ist Datenmanagement von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn es um die Strukturierung von IT-Daten geht. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, eine Fülle von Informationen effizient zu verwalten, um nicht nur den Überblick über eingesetzte Software zu behalten, sondern auch Compliance sicherzustellen und die Kosten des Softwareeinsatzes zu optimieren. In diesem Blogbeitrag werfen wir einen Blick darauf, warum Data Management eine wichtige Voraussetzung für SAM ist und wie eine strukturierte Herangehensweise Unternehmen dabei unterstützen kann, ihre IT-Ressourcen effektiv zu verwalten.
Die Komplexität von Software Asset Management
Die Herausforderungen im SAM sind in den vergangenen Jahren nicht kleiner geworden. Neben der „klassischen“ on-premises Welt mit der entsprechenden Vielfalt der eingesetzten Softwarelösungen – von Betriebssystemen über Büroanwendungen bis hin zu spezialisierten Tools – wächst der Anteil der Cloud-Lösungen stetig. In SAM Abteilungen gilt es, den Überblick sowohl über kaufmännische Daten (Lizenzen, Verträge, …) und technische Daten, also die tatsächliche Nutzung der Produkte zu behalten.
Warum Data Management entscheidend ist
Oft wird ein SAM Tool als die Lösung verkauft, um einen guten Überblick über den Lizenzbestand und die Softwarenutzung und somit die Lizenz-Compliance zu erhalten. Aber was nützt das beste Tool, wenn die Daten, die eingespielt werden, nicht valide bzw. veraltet sind? Data Management ist generell der Schlüssel, um nicht im Datenchaos zu versinken, sondern aus Daten nützliche Erkenntnisse zu gewinnen. Strukturierte und gut gepflegte Daten sind eine zentrale Voraussetzung für ein erfolgreiches SAM.
SAM gibt Anstöße für Data Management
Die Strukturierung von IT-Daten bedeutet, dass Informationen in einem einheitlichen Format erfasst und organisiert werden. SAM Abteilungen sind auf möglichst vollständige und aktuelle Daten angewiesen um ihre Ziele erreichen zu können. Oft fällt die mangelnde Verfügbarkeit verlässlicher Daten erst durch entsprechende Anfragen von SAM Verantwortlichen auf. Wird etwa erstmalig eine Lizenzbilanz für ein Software-Produkt erstellt und dabei festgestellt, dass eine Abbildung der Nutzungsdaten ad hoc nicht möglich ist, kann dies unterschiedliche Gründe haben: Active Directory Gruppen sind nicht gepflegt, einzelne Geräte werden nicht gescannt oder die Installationsdaten stehen nicht in aktueller Form zur Verfügung.
Empfehlungen für eine strukturierte Vorgehensweise
Sowohl SAM als auch Data Management sind stetig in Bewegung. Je komplexer die IT-Landschaft eines Unternehmens ist, desto wichtiger ist ein gutes Zusammenspiel der beiden Bereiche:
- Prozessoptimierung: Im Lizenzmanagement fallen häufig Punkte auf, an denen Daten nicht verfügbar oder nicht konsistent sind. Hier liegt eine große Chance, auf die richtigen Ansprechpartner zuzugehen und Prozesse dahingehend zu ändern, dass Daten künftig in benötigter Qualität vorliegen. Das bedeutet häufig, dass Daten dort erfasst werden, wo sie auch initial anfallen.
- Awareness: Sensibilisierung von Mitarbeitenden für die Bedeutung von SAM und Data Management sowie Schulungen sind wichtig, um die Qualität der eingegebenen Daten zu verbessern und die Einhaltung von Prozessen zu fördern.
- Integration mit anderen Systemen: Verknüpfung von Daten aus dem SAM mit anderen Unternehmenssystemen tragen dazu bei, eine ganzheitliche Sicht auf die IT-Ressourcen zu erhalten. Dies erleichtert die Identifizierung von Zusammenhängen und ermöglicht eine bessere Planung.
- Datenqualität: Ein wichtiger Schritt, der aus dem Lizenzmanagement gesteuert werden kann ist, die Anforderungen an die Daten zu formulieren und zu definieren, welche Systeme führend sind. Zu überprüfen ist dann die Vollständigkeit der Daten (was ist die Baseline) und regelmäßige Abgleiche bzw. Kontrollen.
- Automatisierung: Die Nutzung von automatisierten Tools und künftig zunehmend KI-Tools trägt dazu bei, den Prozess der Datenerfassung und -aktualisierung zu optimieren. Automatisierung minimiert menschliche Fehler und sorgt für (nahezu) Echtzeitinformationen.
Fazit
In der Welt des SAM hat Data Management nicht nur eine unterstützende Funktion, sondern ist ein entscheidender Erfolgsfaktor. Die Strukturierung von IT-Daten ist eine Voraussetzung, um den Herausforderungen der steigenden Komplexität der Softwarelizenzierung souverän zu begegnen. Durch die Implementierung von Best Practices im Datenmanagement können Organisationen nicht nur ihre Softwarelizenzierung optimieren, sondern auch Compliance-Risiken senken und langfristig Kosten einsparen. Ein gut durchdachtes Datenmanagement ist somit die Grundlage für effektives SAM in der digitalen Ära.
Verfasserin: Anne Pinke